Avete appena concluso il piano di benefit per i dipendenti della vostra azienda.
Ora vi state chiedendo...
... cosa devo fare adesso?
Hai bisogno di controllare il tuo EBP? Se sì, come trovare un buon verificatore?
E soprattutto: abbiamo davvero bisogno di controllare i profitti dei dipendenti piani?
Prima di tutto, sì. La maggior parte delle imprese ha davvero bisogno di farlo.
L'unico problema è che, secondo uno studio della DOL del 2011, il 39% dei controlli viene effettuato in modo errato.
Ma voi non siete un controllore, siete solo la persona che gestisce il piano! Come fai a sapere se il tuo controllo è stato fatto male o meno?
Non preoccupatevi, vi spiegheremo questo (e molto altro) tra poco.
Ma prima, cerchiamo di capire se è necessario controllare il vostro piano di previdenza per i dipendenti per cominciare.
Prima di andare avanti...
... è importante notare che non tutte le aziende con un piano di benefit per i dipendenti (EBP) necessitano di un audit ufficiale.
Secondo i regolamenti della DOL, la maggior parte degli EBP con 100 o più dipendenti idonei deve presentare i rendiconti finanziari del piano sottoposti a revisione quando deposita il Modulo 5500 annuale.
Ma ci sono un paio di eccezioni.
Se il vostro EBP:
In questo caso il vostro EBP può essere esente da e/o può ritardare il processo di audit del piano di benefici per i dipendenti.
C'è anche un'eccezione chiamata Regola degli 80-120.
La regola degli 80-120 stabilisce che qualsiasi piano con 80-120 dipendenti idonei che presenta il modulo 5500 il primo giorno dell'anno del piano può presentare la stessa "categoria dimensionale" dell'anno precedente. (In altre parole, potete ancora considerarvi una "piccola" azienda se lo avete fatto l'anno scorso).
Quindi, se l'anno scorso il vostro piano rientrava nella categoria delle piccole imprese, ma da allora è passato alla categoria delle grandi imprese, potete ancora presentare la domanda nella categoria delle piccole imprese ed evitare temporaneamente un audit dei piani di previdenza per i dipendenti.
Ricordatevi di rivedere il vostro piano prima di procedere con il processo di revisione: potreste anche non averne bisogno.
Un audit di un piano di benefit per i dipendenti (o EBPA) assicura che i bilanci del piano siano accurati al fine di fornire i benefici/fondi ai dipendenti idonei in un'azienda.
Ci sono quattro tipi comuni di EBPA secondo la FDIC:
Il Dipartimento del Lavoro (DOL) richiede che solo revisori autorizzati e indipendenti di società di revisione contabile conducano gli EBPA a causa della loro complessità e per garantire che gli standard stabiliti dal DOL e dall'IRS siano rispettati.
L'EBPA annuale deve essere consegnato sette mesi dopo la fine dell'anno del piano (il 31 luglio per la maggior parte), ma presentando il modulo IRS 5588, le aziende possono estendere la data di scadenza dell'EBPA di altri 2 mesi e mezzo.
Ecco una rapida lista di controllo della DOL per garantire che siate preparati per l'EBPA.
Avrete bisogno di:
Quando si conduce un audit EBP, è importante valutare diverse aree chiave del piano di benefit per i dipendenti.
Durante l'audit, l'auditor verifica che gli importi corretti dei benefici siano stati pagati ai partecipanti e ai beneficiari idonei. Confermano i dati dei partecipanti, esaminano le modalità di calcolo delle prestazioni e verificano che i pagamenti siano stati effettuati correttamente.
L'auditor verifica se gli importi dei contributi sono stati versati correttamente al piano. Ciò include la verifica della corrispondenza dei registri dei contributi, il controllo dell'applicazione delle aliquote corrette e la verifica delle ricevute.
Quando si effettua una revisione completa, il revisore esamina il portafoglio di investimenti ed esamina tutte le transazioni. Controlla il valore dei vostri investimenti, si assicura che le entrate che ne derivano siano corrette e verifica la gestione del vostro patrimonio.
Il revisore esamina tutti i pagamenti effettuati dal piano per verificare che si tratti di spese amministrative ragionevoli. In questa fase, controlla tutte le fatture, gli accordi contrattuali e l'allocazione delle spese condivise.
Nel processo di revisione, è fondamentale ricontrollare i dati dei partecipanti al piano. In questo modo ci si assicura che siano idonei e iscritti al piano e che i dati del censimento siano accurati.
Questa fase assicura anche una copertura adeguata e mantiene una registrazione precisa. Il revisore esamina quindi attentamente i dati dei partecipanti per garantirne l'autenticità e la correttezza.
Questa volta, l'auditor esamina le procedure di concessione dei prestiti per garantire che i prestiti siano concessi in conformità con le linee guida e le politiche stabilite.
Verifica inoltre se i pagamenti sono stati effettuati secondo i termini del prestito e se ci sono pagamenti mancati o in ritardo. Ciò contribuisce a mitigare il rischio di insolvenza e a proteggere le attività del piano.
Per i piani con investimenti in pool, il revisore verifica che la quota di ciascun partecipante al pool sia calcolata e allocata con precisione secondo i termini del piano.
Questo processo aiuta a garantire che le attività siano distribuite in modo equo tra tutti i partecipanti.
Il revisore esamina le stime degli obblighi previdenziali per assicurarsi che siano accurate e aggiornate.
Esamina anche i livelli di finanziamento per verificare che l'azienda abbia accantonato fondi sufficienti a coprire tali obblighi. Infine, controlla che il piano abbia contabilizzato correttamente tutte le passività, compresi i costi futuri previsti.
Per un processo di audit EBP senza intoppi, è importante lavorare a stretto contatto ed efficacemente con i revisori. Ecco alcuni consigli:
Quando si tratta di selezionare i revisori per i vostri piani previdenziali per i dipendenti, prendetevi del tempo per fare una ricerca approfondita. State considerando la loro esperienza, le loro qualifiche e la loro reputazione nel settore?
Ricordate che i revisori giusti possono fare una grande differenza nella fluidità e nell'efficacia del processo di revisione contabile.
Iniziate a esplorare le varie società di revisione, valutando i loro precedenti e assicurandovi che abbiano le competenze necessarie per soddisfare i vostri requisiti specifici di revisione. Questo vi aiuterà a gettare solide basi per un'esperienza di audit di successo.
Assicuratevi di raccogliere tutti i documenti che i revisori devono esaminare.
Comprendono i documenti del piano, le descrizioni sintetiche del piano, le dichiarazioni sulle politiche di investimento, i moduli di distribuzione, le relazioni sui contributi, i bilanci, le delibere del consiglio di amministrazione e qualsiasi altro materiale correlato.
Mantenere i documenti ben organizzati, in modo che i revisori possano trovarli e consultarli con facilità.
Collaborare strettamente con i revisori scelti per sviluppare un piano di audit completo e personalizzato per il vostro piano previdenziale specifico.
Definire chiaramente gli obiettivi, l'ambito, le tempistiche e le responsabilità dell'audit per garantire l'allineamento tra le due parti. Discutete l'approccio di audit, le metodologie e le potenziali aree di interesse o di preoccupazione.
Stabilire in anticipo un piano di audit dettagliato aiuta a snellire il processo di audit, a non interrompere le operazioni quotidiane e a garantire che tutte le aree importanti siano coperte durante l'audit.
Designate i membri del personale che saranno i principali contatti e assistenti degli auditor. Assicuratevi che abbiano familiarità con le operazioni del piano e con i documenti chiave. Devono essere disponibili a prelevare i file richiesti, a eseguire i report e a rispondere alle domande degli auditor.
Inoltre, fate sapere ai vostri auditor cosa aspettarsi in termini di accesso ai dati, disponibilità del personale e tempistiche. Mantenete aperte le linee di comunicazione.
Gli auditor avranno probabilmente molte domande e richieste di documenti durante il processo. Quanto più velocemente riuscirete a rispondere, tanto più agevole sarà l'intero processo.
Una volta terminato l'audit, organizzate un incontro con i revisori per parlare delle loro scoperte, di ciò che hanno notato e di tutto ciò che potrebbe essere preoccupante.
Questa discussione non riguarda solo l'evidenziazione degli errori. Si tratta di collaborazione e di risoluzione dei problemi.
Lavorare insieme agli auditor per identificare le cause alla radice di qualsiasi problema e trovare soluzioni efficaci.
Una volta che le raccomandazioni dell'audit sono sul tavolo, è il momento di rimboccarsi le maniche e implementarle.
Analizza attentamente ogni raccomandazione e valuta le sue implicazioni per i controlli interni, i processi e le procedure della tua organizzazione.
Creare un piano e documentare ogni fase per mitigare i rischi e migliorare le prestazioni complessive negli audit futuri.
Gli errori capitano. Nessuno è perfetto, e non è raro che un decimale venga posizionato male o che un errore rimanga non controllato in un piano di benefit.
Il problema è...
...i piani previdenziali comportano una posta in gioco elevata per i vostri dipendenti.
Un solo errore potrebbe significare la mancata erogazione di fondi in modo accurato, il mancato ottenimento di benefici specifici o gravi conseguenze legali per la vostra azienda.
GliEBPA aiutano a garantire che i vostri dipendenti ricevano i benefici che avete promesso loro.
Pensate alla revisione del vostro piano di benefit per i dipendenti come a un'analisi SWOT (punti di forza, debolezza, opportunità e minacce).
Il vostro revisore sta cercando di determinare i punti di forza e di debolezza della capacità del vostro piano di mantenere le promesse, di controllare i rischi potenziali e di impostare il piano in modo da ottenere le migliori possibilità di successo per voi e per i vostri dipendenti.
Verranno inoltre verificati i controlli interni sul reporting finanziario e gli errori operativi.
GliEBPA possono contribuire a migliorare la gestione del piano e la vostra capacità di ottimizzarne le operazioni. Conferma che state adempiendo alle vostre responsabilità legali in qualità di amministratore del piano (come la presentazione del modulo 5500) e serve come timbro di approvazione per la DOL.
La DOL elenca tre qualità principali da ricercare in un revisore:
La DOL richiede che il revisore e/o la società di revisione contabile siano autorizzati o certificati come revisori contabili da un'autorità statale.
Questo assicura che ogni revisore segua i regolamenti e gli standard DOL e ERISA mentre completa la revisione contabile.
È inoltre prassi comune che il lavoro dei revisori sia sottoposto a revisione paritetica da parte di altri revisori abilitati.
Anche se la maggior parte delle società di revisione contabile sono tenute a essere indipendenti, ci sono molti casi in cui questo non avviene.
Secondo Michael Rapoport nel suo articolo "The Way Audits Work is About to Change", le autorità di regolamentazione hanno scoperto che un terzo delle revisioni contabili delle Big Four sono state compromesse in questo modo.
Verificate che la vostra società di revisione contabile e/o il vostro revisore siano completamente indipendenti per evitare qualsiasi pregiudizio o conflitto durante il processo di revisione contabile.
La DOL riconosce che alcuni degli errori più comuni in materia di EBPA sono dovuti alla mancanza di esperienza del revisore in materia di audit specifici per i benefit dei dipendenti.
Quando si sceglie un revisore, è importante considerare la quantità e la qualità della sua esperienza nella revisione dei piani previdenziali per i dipendenti. Il successo di un audit dipende dalla capacità del revisore di verificare accuratamente la presenza di normative specifiche per i benefici per i dipendenti.
Ora che sapete cos'è un audit di un piano di benefit per i dipendenti e perché è necessario completarlo, parliamo di cosa potrebbe accadere se una società non riesce a condurre il proprio audit.
Come amministratore del piano, potreste incorrere in gravi sanzioni civili come:
E se la revisione presentata viene ritenuta carente dalla DOL - quasi il 39% delle revisioni indagate nel 2011 - allora siete passibili di sanzioni civili.
Questo potrebbe significare:
In altre parole: presentate la revisione contabile del vostro piano previdenziale per i dipendenti in tempo. E assicuratevi che il vostro revisore abbia esperienza e sia sottoposto a revisione paritetica per evitare carenze e potenziali addebiti da parte della DOL.
L'audit di un piano previdenziale per i dipendenti coinvolge tre soggetti principali che svolgono ciascuno un ruolo importante:
L'amministratore del piano è responsabile della supervisione della gestione e dell'amministrazione del piano previdenziale per i dipendenti.
È responsabile di tenere aggiornati tutti i registri, di decidere chi ha diritto ai benefici, di parlare ai dipendenti del piano e di assicurarsi che tutti i documenti siano compilati e archiviati.
L'amministratore del piano lavora a stretto contatto con il revisore per fornire le informazioni necessarie e assicurare un processo di revisione senza intoppi.
La società o l'organizzazione che istituisce e gestisce il piano di previdenza per i dipendenti è solitamente chiamata "sponsor del piano".
E' responsabile della cura degli interessi dei partecipanti al piano.
Anche se non sono direttamente coinvolti nell'audit, supervisionano l'amministratore del piano e analizzano i risultati dell'audit.
Un revisore qualificato e indipendente viene assunto per condurre l'audit del piano previdenziale per i dipendenti.
Sono responsabili della revisione dei registri finanziari, della verifica delle transazioni, della valutazione dei controlli interni e della determinazione della conformità del piano a tutte le normative e ai requisiti.
Dopo tutto questo, scrivono una relazione con la loro opinione sul fatto che il bilancio del piano sia presentato in modo corretto.
Le revisioni dei piani di previdenza per i dipendenti comportano un esame completo dei bilanci, delle operazioni e della conformità del piano.
In pratica, i revisori esaminano da vicino le attività, i contributi, le distribuzioni e i processi amministrativi del piano per assicurarsi che siano conformi agli standard normativi e al documento del piano.
Verranno anche al setaccio i dati dei partecipanti e le performance degli investimenti per vedere se tutto è in linea con le normative dell'Internal Revenue Service (IRS) e del Department of Labor (DOL).
L'obiettivo finale è quello di dare una bella ripassata alla rendicontazione finanziaria e alle operazioni del piano per assicurarsi che tutto sia accurato e legittimo.
Generalmente, i piani previdenziali per i dipendenti con più di 100 partecipanti idonei sono tenuti a sottoporsi a una revisione annuale ai sensi dell'Employee Retirement Income Security Act (ERISA).
Esistono tuttavia alcune esenzioni ed eccezioni in base alle dimensioni e al tipo di piano. È sempre meglio farsi consigliare da un esperto per determinare se è necessario sottoporsi o meno a una revisione contabile.
Ci auguriamo che abbiate compreso meglio il processo di revisione dei piani previdenziali per i dipendenti e che cosa li renda così vitali per l'efficienza e il successo generale di un'azienda.
Ma ancora una cosa prima di andare:
Se siete un'azienda di piccole dimensioni che sta lottando per aggiungere ulteriori coperture assicurative per i propri dipendenti, potreste prendere in considerazione il programma di Abenity Fortune 500 perks and discounts.
Le aziende più piccole hanno tutte le opportunità di competere e offrire ai propri dipendenti i benefit che meritano. Ecco perché i pacchetti di benefit non solo sono personalizzabili in base al vostro budget, ma vi permettono anche di allungare la busta paga di 4.500 dollari per dipendente!