Quanto tempo ci vuole per l'onboarding? La guida completa per i datori di lavoro

Quanto è necessario... e quanto è troppo?

Questa è la domanda principale, non è vero?

Quando si cerca di capire come migliorare il processo di onboarding della propria azienda, la domanda principale è: " Quanto deve durare l'onboarding?".

Ammettiamolo, un processo lungo e privo di significato è noioso e non vogliamo scoraggiare i nostri dipendenti fin dall'inizio.

In questa guida completa parleremo dei pro, dei contro, di ciò che dovete assolutamente trattare e di ciò che potete tranquillamente tralasciare nel vostro processo di onboarding.

Quindi, tuffiamoci nei dettagli.

Che cos'è il processo di onboarding?

In poche parole, è la presentazione ufficiale dei nuovi dipendenti.

È il viaggio che li porta dal primo giorno di lavoro a diventare membri del team pienamente integrati.

Perché è importante?

Pensate a questo aspetto:

Avete mai partecipato a un incontro in cui non conoscevate nessuno? Può essere un po' scomodo, no?

Ebbene, per i nuovi dipendenti l'inizio di un nuovo lavoro può essere simile. Il processo di onboarding ha il compito di farsentire i nuovi arrivati aproprio agio e apprezzati.

Ma non solo. Li aiuta a sentire che sanno cosa sta succedendo, come se avessero i piedi sotto i piedi. Li aiuta a non dover fare domande sul lavoro.

Li aiuta a comprendere la cultura, le politiche e le aspettative dell'azienda e a creare entusiasmo per il loro nuovo ruolo.

Se realizzato in modo efficace, l'onboarding può portare a dipendenti più soddisfatti e impegnati.

Quanto dura l'onboarding?

Ora che sappiamo cos'è l'onboarding, affrontiamo la domanda più importante: quanto tempo ci vuole per inserire un nuovo dipendente?

L'onboarding richiedein media circatre mesi per i nuovi assunti.

Tuttavia, secondo Bamboo HR,solo il 37% delle aziende dichiara che i propri programmi durano più di 30 giorni.

Ma se volete un processo di onboarding efficace per la vostra azienda, la risposta è che l'onboarding dura esattamente il tempo necessario, e non di più.

Non si tratta di una ricetta fissa: deve essere in linea con le esigenze e le risorse uniche della vostra azienda.

Ogni organizzazione è diversa. Ciò che funziona per un'azienda potrebbe non essere adatto a un'altra.

Fattori come il settore, la complessità del lavoro e la cultura aziendale contribuiscono a determinare la durata ideale dell'onboarding.

Approfondiamo l'argomento.

Ritmo del settore

Considerate il ritmo del vostro settore.

I vostri dipendenti devono adattarsi e contribuire rapidamente? In questi casi, un processo di onboarding semplificato e più breve potrebbe essere la risposta.

Tuttavia, potrebbe essere necessario un percorso di onboarding più completo se la vostra attività prevede dettagli intricati e competenze specialistiche.

Allocazione delle risorse

Prendetevi un momento per valutare le risorse disponibili.

Avete un team dedicato per guidare i nuovi assunti attraverso il processo, o state lavorando con personale limitato?

Il tempo e la manodopera che potete mettere a disposizione influenzeranno in modo significativo la durata del processo di onboarding.

Trovare il giusto equilibrio

È fondamentale trovare un equilibrio tra l'obiettivo di far acquisire velocità ai nuovi dipendenti e quello di sovraccaricarli.

Un processo di onboarding affrettato può generare confusione, mentre un processo di onboarding troppo lungo può causare frustrazione.

In definitiva, l'obiettivo è trovare l'adattamento ottimale per il flusso specifico della vostra azienda.

Non esiste un numero magico universale di giorni o settimane.

Quindi, preparatevi ad adattare il processo di onboarding alle esigenze della vostra azienda. Continuate a leggere per approfondire la creazione della tempistica di onboarding perfetta per la vostra azienda.

6 chiavi del processo di onboarding

Ora che abbiamo esplorato l'importanza di personalizzare il processo di onboarding, analizziamo i componenti essenziali che ogni percorso di onboarding efficace dovrebbe avere.

Chiave n. 1: comunicazione chiara

Un onboarding efficace inizia con una comunicazione chiara e aperta.

Assicuratevi che i vostri nuovi dipendenti sappiano bene cosa aspettarsi durante il loro percorso di onboarding. Questo include:

• Cultura aziendale: condividete informazioni sui valori, la cultura e la missione della vostra azienda. Aiutate i nuovi assunti a capire cosa rende unica la vostra organizzazione.
• Politiche e procedure: comunicare le politiche aziendali, comprese le linee guida sulle risorse umane, il codice di condotta e tutte le norme essenziali di cui devono essere a conoscenza.
• Aspettative lavorative:definite chiaramente i loro ruoli e le loro responsabilità. Illustrate ciò che ci si aspetta da loro fin dal primo giorno, per aiutarli a sentirsi sicuri nella loro nuova posizione.

Chiave n. 2: Formazione personalizzata

Non tutti i dipendenti hanno le stesse esigenze e la loro formazione deve rispecchiarle.

Adattate il processo di onboarding per allinearlo ai ruoli e alle responsabilità specifiche dei nuovi assunti.

Questo comporta:

• Curriculum personalizzato: sviluppare materiali formativi specifici per ogni ruolo lavorativo. Fornite informazioni e risorse pertinenti che si applicano direttamente alle loro mansioni quotidiane.
• Miglioramento delle competenze: identificare le competenze e le conoscenze necessarie per avere successo nelle loro posizioni. Offrite sessioni di formazione, workshop o risorse che li aiutino ad acquisire queste competenze.
• Mentorship: abbinate i nuovi dipendenti a membri del team esperti che possano guidarli nel loro ruolo. La mentorship può accelerare l'apprendimento e l'integrazione nel team.

Chiave #3: Introduzione ai colleghi

La creazione di relazioni è un aspetto cruciale di qualsiasi processo di onboarding di successo.

Incoraggiate le presentazioni e le interazioni con i colleghi e i manager attraverso:

• Riunioni di squadra: programmate riunioni o incontri di squadra per presentare i nuovi assunti ai loro colleghi. Fateli sentire benvenuti e parte del gruppo.
• Sistemi di affiancamento: implementate un sistema di affiancamento in cui i dipendenti esperti possano fungere da mentori o guide, aiutando i nuovi arrivati a orientarsi nella cultura e nei processi aziendali.
• Politiche di apertura delle porte: sottolineate una politica di apertura delle porte tra la dirigenza e i colleghi. Incoraggiate i nuovi dipendenti a fare domande e a chiedere aiuto quando necessario.

Chiave n. 4: Risorse accessibili

I nuovi dipendenti devono poter accedere facilmente alle risorse di cui hanno bisogno per eccellere nel loro ruolo.

Assicuratevi che abbiano a disposizione:

• Manuale per i dipendenti: fornire un manuale completo per i dipendenti che illustri le politiche aziendali, i benefici e le linee guida. Rendetelo facilmente accessibile in formato digitale o cartaceo.
• Materiali di formazione: offrite materiali e risorse di formazione facilmente accessibili. Possono essere corsi online, manuali ovideo tutorial.
• Supporto dei mentori: assicuratevi che i mentori o i colleghi siano prontamente disponibili per rispondere alle domande e fornire indicazioni quando i nuovi assunti hanno bisogno di assistenza.

Chiave #5: Feedback regolare

Il feedback è una parte fondamentale dello sviluppo dei dipendenti.

Create un ambiente in cui i nuovi dipendenti si sentano a proprio agio nel dare e ricevere feedback.

Questo include:

• Sessioni di feedback: programmare sessioni di feedback regolari per discutere le prestazioni, gli obiettivi e le aree di miglioramento.
• Feedback costruttivo: fornire un feedback costruttivo che si concentri sulla crescita e sul miglioramento. Incoraggiate il dialogo aperto e l'ascolto attivo.
• Riconoscimento: riconoscere e celebrare i risultati e le pietre miliari. Il riconoscimento dei loro sforzi può aumentare la motivazione e la soddisfazione sul lavoro.

Chiave n. 6: integrazione

L'integrazione dei nuovi dipendenti nella cultura aziendale è essenziale per la fidelizzazione a lungo termine.

Fate in modo che i membri del vostro team si sentano parte integrante del gruppo:

• Attività di gruppo: organizzate attività di team building o eventi sociali per aiutare i nuovi assunti a entrare in contatto con i colleghi.
• Immersione culturale: condividete storie, tradizioni e valori che definiscono la cultura aziendale. Aiutate i nuovi dipendenti a capire e ad abbracciare questi aspetti.
• Inclusività: creare un ambiente di lavoro inclusivo in cui si celebra la diversità. Assicuratevi che ogni membro del team si senta apprezzato e rispettato.

Questi sei consigli sono alla base di un processo di onboarding di successo.

Nel complesso, garantiscono che i nuovi dipendenti comprendano i loro ruoli, si sentano apprezzati e siano integrati nella cultura aziendale.

Come determinare la tempistica perfetta per il vostro processo di onboarding

Abbiamo parlato dell'importanza di adattare il processo di onboarding alle esigenze della vostra azienda.

Ora entriamo nel dettaglio della definizione della tempistica di onboarding perfetta per la vostra azienda.

Fase 1: conoscere il settore

È fondamentale capire il ritmo e le esigenze del vostro settore.

Si tratta di un settore dal ritmo incalzante, in cui i dipendenti devono essere subito operativi, o di un settore che consente un adattamento più graduale? Queste informazioni costituiscono la base della vostra tempistica.

Comprendere le dinamiche del vostro settore è essenziale.

Per farlo, è possibile ricorrere a:

• Ricerca di settore: condurre una ricerca approfondita sul vostro settore per identificare le pratiche comuni di onboarding. Informatevi sulle tempistiche medie seguite dalle altre aziende del vostro settore.
• Consultare i colleghi del settore: contattate i colleghi del vostro settore e informatevi sulle loro esperienze di onboarding. La comprensione degli standard del settore può fornire preziose indicazioni.
• Benchmark dei concorrenti: studiate i processi di onboarding dei vostri concorrenti. Cosa fanno di diverso e come si adattano alle richieste specifiche del settore?

Fase 2: Definire la complessità del lavoro

Ruoli di lavoro diversi hanno curve di apprendimento diverse.

Determinate il grado di difficoltà di ciascuna posizione e adattate di conseguenza le tempistiche di onboarding. Ad esempio, i ruoli ad alta complessità possono richiedere una formazione più approfondita.

Per adattare il processo di onboarding alla posizione:

• Valutazione del ruolo lavorativo: valutare ogni ruolo lavorativo all'interno dell'organizzazione. Identificare le abilità, le conoscenze e le competenze specifiche necessarie per il successo di ciascun ruolo.
• Moduli di formazione personalizzati: sviluppare moduli di formazione in linea con i requisiti di ciascun ruolo.
• Mentoring specifico per il ruolo: considerare l'assegnazione di mentori o formatori esperti in ruoli ad alta complessità. Possono fornire una guida mirata.

Fase n. 3: valutare la cultura aziendale

La cultura aziendale svolge un ruolo importante nell'onboarding.

Se la vostra cultura è unica o ha rituali specifici, assicuratevi che la vostra tempistica tenga conto di questi aspetti per mettere a proprio agio i nuovi dipendenti.

Per includere la cultura aziendale nella vostra tabella di marcia per l'onboarding:

• Valutazione della cultura: definire la cultura aziendale. Identificate gli elementi chiave come i valori, le tradizioni e i rituali che i nuovi assunti devono conoscere.
• Integrare le attività culturali: pianificare attività o sessioni specifiche durante l'onboarding per immergere i nuovi dipendenti nella cultura aziendale. Ad esempio, i rituali di benvenuto o la formazione a tema culturale.
• Testimonianze dei dipendenti: condividete storie ed esperienze di dipendenti di lunga data per illustrare l'importanza della cultura aziendale. Fate in modo che sia relazionabile e coinvolgente.

Fase 4: valutare le risorse disponibili

Fate il punto sulle risorse disponibili, compresi i materiali di formazione, i mentori e il personale delle risorse umane.

Valutate il personale e gli strumenti a vostra disposizione per valutare l'efficienza del processo di onboarding.

Per sfruttare al meglio le risorse disponibili:

• Inventario delle risorse: creare un inventario delle risorse disponibili, compresi i materiali di formazione, il personale e la tecnologia. Questo fornisce un quadro chiaro delle vostre capacità.
• Allocazione delle risorse: stabilire come distribuire le risorse durante il processo di onboarding. Assicuratevi che siano in linea con le tappe definite.
• Considerazioni sul budget: valutate se sono necessarie risorse aggiuntive e stanziate un budget di conseguenza. Le risorse giuste sono essenziali per un processo di onboarding di successo.

Fase #5: Definire le tappe fondamentali

Suddividete il percorso di onboarding in tappe fondamentali.

Identificate ciò che i nuovi assunti devono realizzare in ogni fase. Questo aiuta a monitorare i progressi e a garantire che il processo rimanga in linea.

Ecco come suddividere il processo di onboarding in tappe fondamentali:

• Identificazione dei compiti: identificare i compiti e gli obiettivi specifici che i nuovi assunti devono raggiungere nelle varie fasi. Assicuratevi che queste tappe siano in linea con i ruoli e gli obiettivi aziendali.
• Creazione della tempistica: assegnare tempi realistici a ciascuna tappa. Considerate la complessità dei compiti e la capacità dei nuovi dipendenti di assorbire le informazioni.
• Monitoraggio dei progressi: implementate strumenti o sistemi per monitorare i progressi dei nuovi assunti durante il loro percorso. Questo aiuta a identificare eventuali colli di bottiglia o aree che richiedono ulteriore supporto.

Passo n. 6: stabilire tempi realistici

Stabilite tempi realistici per ogni tappa.

Evitate di sovraccaricare i nuovi assunti, distribuendo la formazione e i compiti in modo appropriato. È meglio impiegare un po' di tempo in più per garantire la comprensione piuttosto che affrettarsi.

Ecco come stabilire tempi realistici per ogni tappa:

• Valutazione della durata dei compiti: esaminare i compiti di ciascuna milestone e valutare la durata realistica del loro completamento. Se necessario, consultate i dipendenti esperti.
• Considerazione della flessibilità: prevedete una certa flessibilità nella vostra tempistica. Possono verificarsi situazioni impreviste e i nuovi assunti potrebbero richiedere più tempo per alcuni compiti.
• Allineamento con il ritmo di apprendimento: assicuratevi che la tempistica sia in linea con il ritmo di apprendimento medio dei nuovi dipendenti. Evitate di sovraccaricarli con scadenze ravvicinate.

Fase #7: Cercare il feedback dei dipendenti

Coinvolgete i vostri attuali dipendenti nel processo.

Le loro intuizioni possono aiutare a perfezionare la tempistica. Chiedete un feedback sulle loro esperienze di onboarding e se ritengono che il processo sia stato troppo frettoloso o troppo lungo.

Coinvolgere attivamente i dipendenti nel processo di perfezionamento delle tempistiche di onboarding è fondamentale.

Ecco come farlo in modo efficace:

• Sollecitazione di feedback: incoraggiate una comunicazione aperta con i dipendenti attuali che hanno recentemente completato il processo di onboarding. Cercate il loro feedback su ciò che ha funzionato bene e su ciò che potrebbe essere migliorato.
• Sondaggi di feedback: creare sondaggi o moduli di feedback che consentano ai dipendenti di condividere le loro opinioni in forma anonima, se preferiscono. Questo può fornire un feedback onesto.
• Discussioni di focus group: organizzate discussioni o incontri di focus group in cui i dipendenti possano discutere apertamente delle loro esperienze di onboarding. Questo formato può portare a intuizioni ricche e qualitative.
• Analisi del feedback:analizzate attentamente il feedback ricevuto. Cercate le tendenze comuni o i suggerimenti ricorrenti, che possono servire a modificare la tempistica dell'onboarding.

Fase #8: Pilotare la timeline

Prima di implementare completamente la nuova tempistica, prendete in considerazione la possibilità di eseguire un programma pilota con un piccolo gruppo di nuovi assunti.

In questo modo è possibile identificare eventuali problemi o aree di miglioramento.

Prima di implementare completamente la nuova tempistica di onboarding, potete seguire questi passaggi:

• Selezionare un gruppo pilota: scegliere un piccolo gruppo di nuovi assunti per partecipare a un programma pilota. Assicuratevi che questo gruppo rappresenti una gamma diversificata di ruoli e background professionali.
• Monitoraggio dettagliato: monitorate attentamente i progressi del gruppo pilota. Raccogliere il feedback sia dei neoassunti che dei tutor o dei formatori coinvolti.
• Adattamento in tempo reale: siate pronti ad apportare modifiche in tempo reale in base ai risultati del programma pilota. La flessibilità è la chiave per affinare efficacemente la vostra linea temporale.

Fase #9: valutazione continua

Una volta che la vostra tabella di marcia personalizzata per l'onboarding è stata messa in atto, avete bisogno di un'altra fase:

Valutare continuamente la sua efficacia. Fate degli aggiustamenti in base ai feedback, alle metriche di performance e all'evoluzione delle esigenze dell'azienda.

Una volta che la vostra linea temporale di onboarding personalizzata è stata messa in atto, è importante mantenere un processo di valutazione regolare.

Ecco come valutare il processo di onboarding:

• Metriche di performance: definire metriche di performance chiave relative alla soddisfazione dei dipendenti, alla loro fidelizzazione e alla produttività. Misurare e analizzare regolarmente queste metriche.
• Sondaggi regolari: continuate a condurre sondaggi regolari o valutazioni di feedback tra i nuovi assunti. Utilizzate queste valutazioni per valutare le loro esperienze e identificare le aree di miglioramento.
• Adattamento ed evoluzione: siate aperti ad adattare le tempistiche di onboarding in base all'evoluzione dell'azienda. I cambiamenti nelle dimensioni dell'azienda, nella cultura o nelle dinamiche del settore possono rendere necessari degli aggiustamenti.
• Rimanere aggiornati: tenetevi informati sulle best practice del settore e sulle tendenze emergenti in materia di onboarding. Incorporate gli aggiornamenti pertinenti nella vostra timeline per garantire che rimanga efficace.

Seguendo questi nove passaggi, potrete creare un processo di onboarding con la tempistica perfetta per la vostra azienda.

Un approccio personalizzato garantisce che i nuovi dipendenti si sentano ben preparati, apprezzati e pronti a contribuire in modo efficace.

Personalizzare il processo di onboarding per attrarre i migliori talenti

In questa guida completa abbiamo analizzato la durata effettiva dell'onboarding.

Nel creare la vostra tempistica ideale per l'onboarding, ricordate che dovrà evolversi di pari passo con l'evoluzione della vostra azienda.

Il vostro impegno a perfezionare e ottimizzare il processo si tradurrà in una forza lavoro più impegnata, preparata e apprezzata.

Ora tocca a voi. Fate tesoro di questi spunti e integrateli nel processo di onboarding della vostra azienda.