Você acabou de concluir o plano de benefícios para funcionários da sua empresa.
Agora você está se perguntando...
... o que devo fazer a seguir?
Você precisa verificar seu EBP? Em caso afirmativo, como você encontrará um bom verificador?
E o mais importante: realmente precisamos verificar benefícios para os funcionários planos?
Em primeiro lugar, sim. A maioria das empresas realmente precisa fazer isso.
O único problema é que 39% dos controles são feitos de forma errada, de acordo com um estudo realizado pelo DOL em 2011.
Mas você não é um verificador, você é apenas a pessoa que administra o plano! Como você pode saber se seu cheque foi feito de forma errada ou não?
Não se preocupe, explicaremos isso (e muito mais) daqui a pouco.
Mas, primeiro, vamos descobrir se você precisa verificar seu plano de benefícios para funcionários para começar.
Antes de prosseguirmos...
...é importante observar que nem toda empresa com um Plano de Benefícios para Empregados (EBP) precisa de uma auditoria oficial.
De acordo com regulamentos do DOL, a maioria dos EBPs com 100 ou mais funcionários elegíveis deve apresentar declarações auditadas do plano financeiro quando apresentar um Formulário 5500 anual.
Mas há algumas exceções.
Se sua EBP:
Então seu EBP pode estar isento e/ou pode atrasar o processo de auditoria do Plano de Benefícios para Funcionários.
Há também uma exceção chamada Regra 80-120.
A Regra 80-120 estabelece que qualquer plano com 80-120 funcionários elegíveis que preencham o Formulário 5500 no primeiro dia do ano do plano pode ser apresentado na mesma "categoria de tamanho" do ano anterior. (Ou seja, você ainda pode se tratar como uma empresa "pequena" se tiver feito isso no ano passado.)
Portanto, se o seu plano se enquadrava na categoria pequena no ano passado, mas desde então passou para a categoria grande, você ainda pode se enquadrar na categoria pequena e evitar temporariamente uma Auditoria de Plano de Benefícios para Funcionários.
Lembre-se apenas de revisar seu plano antes de avançar com o processo de auditoria - talvez você nem precise de uma em primeiro lugar.
Uma Auditoria de Plano de Benefícios para Funcionários (ou EBPA) garante que as demonstrações financeiras do plano sejam precisas para fornecer os benefícios/fundos aos funcionários elegíveis em uma empresa.
Existem quatro tipos comuns de EBPA, de acordo com o FDIC:
O Departamento do Trabalho (DOL) exige que somente auditores licenciados e independentes de firmas de CPA realizem EBPAs devido à sua complexidade e para garantir que os padrões definidos pelo DOL e pelo IRS sejam cumpridos.
Os EBPAs anuais normalmente devem ser entregues sete meses após o término do ano do plano (31 de julho para a maioria), mas, ao preencher o Formulário 5588 do IRS, as empresas podem estender a data de vencimento do EBPA por mais 2 meses e meio.
Vamos examinar uma lista de verificação rápida do DOL para garantir que você esteja preparado para o seu EBPA.
Você precisará de:
Ao realizar uma auditoria de EBP, é importante avaliar várias áreas-chave do plano de benefícios do funcionário.
Durante uma auditoria, o auditor verifica se os valores corretos dos benefícios foram pagos aos participantes e beneficiários elegíveis. Eles confirmam os dados dos participantes, examinam como os benefícios foram calculados e verificam se os pagamentos foram feitos corretamente.
O auditor verifica se os valores adequados de contribuição foram enviados ao plano. Isso inclui garantir que os registros de contribuição coincidam, verificar se as taxas de contribuição corretas foram aplicadas e testar os recibos.
Ao fazer uma auditoria completa, o auditor examina seu portfólio de investimentos e analisa todas as suas transações.
O auditor analisa todos os pagamentos feitos pelo plano para garantir que sejam despesas administrativas razoáveis. Nessa etapa, ele verifica todas as faturas, acordos contratuais e alocações de despesas compartilhadas.
Como parte do processo de auditoria, é fundamental verificar novamente os dados dos participantes do plano. Isso ajuda a garantir que eles sejam elegíveis e estejam inscritos no plano e que os dados do censo sejam precisos.
Essa etapa também garante a cobertura adequada e mantém a manutenção de registros precisos. Portanto, o auditor examina cuidadosamente os dados dos participantes para garantir sua autenticidade e exatidão.
Desta vez, o auditor analisa os procedimentos de concessão de empréstimos para garantir que os empréstimos sejam concedidos de acordo com as diretrizes e políticas estabelecidas.
Eles também verificam se os pagamentos foram feitos de acordo com os termos do empréstimo e se há pagamentos perdidos ou atrasados. Isso realmente ajuda a reduzir o risco de inadimplência e a proteger os ativos do plano.
Nos planos com investimentos agrupados, o auditor verifica se a parte de cada participante do agrupamento foi calculada com precisão e alocada de acordo com os termos do plano.
Esse processo ajuda a garantir que os ativos sejam distribuídos de forma justa entre todos os participantes.
O auditor analisa as estimativas das obrigações de benefícios para garantir que sejam precisas e atualizadas.
Ele também analisa os níveis de financiamento para verificar se a empresa reservou fundos suficientes para cobrir essas obrigações. Por fim, eles verificam se o plano contabilizou adequadamente todos os passivos, incluindo quaisquer custos futuros projetados.
Para que o processo de auditoria do EBP seja tranquilo, é importante trabalhar de forma próxima e eficaz com seus auditores. Aqui estão algumas dicas:
Quando se trata de selecionar auditores para seus planos de benefícios para funcionários, reserve um tempo para fazer uma pesquisa completa. Você está considerando a experiência, as qualificações e a reputação deles no setor?
Lembre-se de que os auditores certos podem fazer uma grande diferença na tranquilidade e na eficácia do processo de auditoria.
Comece explorando várias empresas de auditoria, avaliando seus históricos e garantindo que elas tenham a experiência necessária para atender aos seus requisitos específicos de auditoria. Isso o ajudará a estabelecer uma base sólida para uma experiência de auditoria bem-sucedida.
Certifique-se de reunir todos os documentos que os auditores precisam analisar.
Isso inclui documentos do plano, descrições resumidas do plano, declarações de política de investimento, formulários de distribuição, relatórios de contribuição, demonstrações financeiras, resoluções da diretoria e quaisquer outros materiais relacionados.
Mantenha os documentos bem organizados, para que os auditores possam encontrá-los e consultá-los facilmente.
Colabore estreitamente com os auditores escolhidos para desenvolver um plano de auditoria abrangente e adaptado ao seu plano de benefícios específico.
Definir claramente os objetivos, o escopo, os cronogramas e as responsabilidades da auditoria para garantir o alinhamento entre ambas as partes. Discuta a abordagem de auditoria, as metodologias e todas as possíveis áreas de foco ou preocupações.
Estabelecer um plano de auditoria detalhado antecipadamente ajuda a simplificar o processo de auditoria, evitar a interrupção das operações diárias e garantir que todas as áreas importantes sejam cobertas durante a auditoria.
Designe os membros da equipe que serão os principais contatos e assistentes dos auditores. Certifique-se de que eles estejam familiarizados com as operações e os principais documentos do plano. Eles devem estar disponíveis para obter os arquivos solicitados, executar relatórios e responder às perguntas dos auditores.
Além disso, informe seus auditores sobre o que esperar em termos de acesso aos dados, disponibilidade de pessoal e cronogramas. Mantenha essas linhas de comunicação bem abertas.
Os auditores provavelmente terão muitas perguntas e solicitações de documentos durante todo o processo. Quanto mais rápido você puder responder a eles, mais tranquilo será todo o processo.
Após a conclusão da auditoria, marque uma reunião com os auditores para falar sobre suas descobertas, o que eles notaram e qualquer coisa que possa ser preocupante.
Essa discussão não se trata apenas de apontar erros. Trata-se de colaboração e solução de problemas.
Trabalhe em conjunto com os auditores para identificar as causas-raiz de quaisquer problemas e faça um brainstorming de soluções eficazes.
Uma vez que as recomendações da auditoria estejam sobre a mesa, é hora de arregaçar as mangas e implementá-las.
Analise cada recomendação cuidadosamente e avalie suas implicações para os controles internos, processos e procedimentos de sua organização.
Crie um plano e documente cada etapa para reduzir os riscos e melhorar o desempenho geral em auditorias futuras.
Erros acontecem. Ninguém é perfeito, e não é incomum que uma casa decimal seja colocada no lugar errado ou que um erro não seja verificado em um plano de benefícios.
O problema é...
...Os PBAs representam grandes riscos para seus funcionários.
Um erro pode significar a não entrega precisa de fundos, a não obtenção de benefícios especificados ou graves consequências legais para sua empresa.
OsEBPAs ajudam a garantir que seus funcionários estejam recebendo os benefícios que você prometeu a eles.
Pense na auditoria de seu plano de benefícios para funcionários como uma análise SWOT (pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças).
Seu auditor está tentando determinar os pontos fortes e fracos da capacidade do seu plano de cumprir suas promessas, controlar os riscos potenciais e se preparar para ter a melhor chance de sucesso para você e seus funcionários.
Eles também verificarão os controles internos sobre relatórios financeiros e erros operacionais.
Os EBPAs podem ajudar a melhorar o gerenciamento do plano e sua capacidade de otimizar as operações do plano. Ele confirma que você está cumprindo suas responsabilidades legais como administrador do plano (como o preenchimento do Formulário 5500) e serve como um selo de aprovação para o DOL.
O DOL lista três qualidades principais a serem procuradas em um auditor:
O DOL exige que seu auditor e/ou firma de CPA seja licenciado ou certificado como contador público por uma autoridade estadual.
Isso garante que cada auditor esteja seguindo os regulamentos e padrões do DOL e da ERISA ao concluir sua auditoria.
Também é prática comum que o trabalho dos auditores seja revisado por outros auditores licenciados.
Embora a maioria das firmas de CPA seja obrigada a ser independente, há muitos casos em que isso não acontece.
De acordo com Michael Rapoport, em seu artigo "The Way Audits Work is About to Change" (A forma como as auditorias funcionam está prestes a mudar), os órgãos reguladores descobriram que um terço das auditorias das Big-Four foram comprometidas dessa forma.
As auditorias das Big-Four foram comprometidas dessa forma.
Verifique novamente se sua firma de CPA e/ou seu auditor são totalmente independentes para evitar qualquer tendência ou conflito durante o processo de auditoria.
O DOL reconhece que alguns dos erros mais comuns em EBPAs se devem à falta de experiência do auditor em auditorias específicas de benefícios para funcionários.
Ao selecionar um auditor, é importante considerar a quantidade e a qualidade de sua experiência em auditorias de planos de benefícios para funcionários. Uma auditoria bem-sucedida depende da capacidade do auditor de verificar com precisão os regulamentos específicos dos benefícios para funcionários.
Agora que você já sabe o que é uma auditoria de plano de benefícios para funcionários e por que é necessário concluí-la, vamos falar sobre o que pode acontecer se uma empresa falhar em realizar sua auditoria.
Como administrador do plano, você pode estar sujeito a sérias penalidades civis, como:
E se a auditoria que você enviar for considerada deficiente pelo DOL - quase 39% das auditorias investigadas em 2011 -, você também estará sujeito a penalidades civis.
Isso pode significar:
Em outras palavras: envie a auditoria do seu plano de benefícios para funcionários dentro do prazo. E certifique-se de que seu auditor seja experiente e revisado por seus pares para evitar deficiências e possíveis cobranças do DOL.
As auditorias de planos de benefícios para funcionários envolvem três partes principais, cada uma com uma função importante:
O administrador do plano é responsável por supervisionar o gerenciamento e a administração do plano de benefícios dos empregados.
Ele é responsável por manter todos os registros atualizados, decidir quem tem direito aos benefícios, conversar com os funcionários sobre o plano e garantir que toda a documentação seja preenchida e arquivada.
O administrador do plano trabalha em estreita colaboração com o auditor para fornecer as informações necessárias e garantir um processo de auditoria tranquilo.
A empresa ou organização que estabelece e gerencia o plano de benefícios para funcionários geralmente é chamada de "patrocinador do plano".
Eles são responsáveis por cuidar dos melhores interesses dos participantes do plano.
Embora não estejam diretamente envolvidos na auditoria, eles supervisionam o administrador do plano e analisam os resultados da auditoria.
Um auditor qualificado e independente é contratado para realizar a auditoria do plano de benefícios dos empregados.
Eles são responsáveis por analisar os registros financeiros, testar as transações, avaliar os controles internos e determinar se o plano está em conformidade com todos os regulamentos e requisitos.
Depois de tudo isso, eles escrevem um relatório com sua opinião sobre se as demonstrações financeiras do plano estão apresentadas de forma justa.
As auditorias de planos de benefícios para funcionários envolvem uma análise abrangente dos demonstrativos financeiros, das operações e da conformidade do plano.
Basicamente, os auditores examinam de perto os ativos, as contribuições, as distribuições e os processos administrativos do plano para garantir que estejam em conformidade com as normas regulatórias e o documento do plano.
Eles também examinam os dados dos participantes e o desempenho dos investimentos para verificar se tudo está de acordo com as normas do Internal Revenue Service (IRS) e do Department of Labor (DOL).
O objetivo final é dar uma boa olhada nos relatórios financeiros e nas operações do plano para garantir que tudo seja preciso e legítimo.
Geralmente, os planos de benefícios para funcionários com mais de 100 participantes elegíveis são obrigados pela Lei de Segurança de Renda de Aposentadoria dos Funcionários (ERISA) a passar por uma auditoria anual.
No entanto, há certas isenções e exceções com base no tamanho e no tipo de seu plano. É sempre melhor consultar um especialista para determinar se você precisa passar por uma auditoria ou não.
Esperamos que você tenha entendido melhor o processo de auditoria dos planos de benefícios dos funcionários e o que os torna tão vitais para a eficiência e o sucesso geral de uma empresa.
Mas mais uma coisa antes de você ir embora:
Se você é uma empresa de menor porte que está lutando para adicionar mais cobertura de seguro para seus funcionários, você pode considerar o Fortune 500 perks and discounts da Abenity.
Isso dá às empresas menores todas as oportunidades de competir e oferecer aos seus funcionários os benefícios que eles merecem. É por isso que os pacotes de benefícios não são apenas personalizáveis com base em seu orçamento, mas também permitem que você amplie sua folha de pagamento em US$ 4.500 por funcionário!