Vi siete mai trovati nella difficile situazione di dover condurre un'indagine sul lavoro?
Può sembrare di immergersi in un mare di scartoffie e drammi. Per non parlare del caos in ufficio, dei grattacapi legali e della reputazione aziendale compromessa.
Un'indagine mal gestita può trasformarsi in un vero e proprio disastro. È un pasticcio difficile da ripulire, sia all'interno che all'esterno dell'azienda.
Ecco perché abbiamo creato questa guida: per aiutarvi a superare le indagini sulle risorse umane e a uscirne indenni.
La spieghiamo passo per passo, assicurandoci che tutto sia legale, equo e approfondito. Con la giusta struttura, le indagini sulle risorse umane non devono essere dolorose. Possono essere un'opportunità per la crescita e l'integrità dell'organizzazione.
Che cos'è un'indagine sulle risorse umane?
Quando c'è un problema sul lavoro, un'indagine sulle risorse umane è un modo per capire cosa sta succedendo. In genere comporta colloqui con i dipendenti, la raccolta di prove e l'esame di documenti per determinare se sono state violate politiche o leggi.
Un'indagine sulle risorse umane raccoglie informazioni su problemi o reclami relativi al luogo di lavoro per determinare le violazioni delle politiche o delle leggi e consentire di prendere decisioni appropriate.
Alcune situazioni che possono richiedere un'indagine sulle risorse umane sono:
- Denunce di molestie: Le denunce di molestie sessuali, razziali o di altro tipo sul posto di lavoro devono essere esaminate per verificare che non vi siano state discriminazioni illegali. Ciò significa indagare su qualsiasi comportamento inappropriato o ostile.
- Violazioni delle politiche: Le accuse di violazioni delle politiche, come le violazioni della sicurezza, l'assenteismo, la condotta inappropriata o il furto, devono essere verificate a fondo attraverso un'indagine delle risorse umane.
- Discriminazione: Le accuse di discriminazione basate su caratteristiche protette come razza, religione, sesso o disabilità devono essere valutate per evitare responsabilità legali.
- Denunce di whistleblower: Le segnalazioni di attività illegali o di violazioni etiche rientrano nelle leggi sugli informatori e richiedono un'attenta indagine da parte delle risorse umane.
- Violenza sul posto di lavoro: Minacce, mobbing e qualsiasi segnale di potenziale violenza sul posto di lavoro devono essere indagati con urgenza.
Le indagini delle risorse umane devono seguire specifiche linee guida legali ed etiche. Ciò significa attenersi alle linee guida dell'EEOC e ad altre leggi sul lavoro. Non è solo per evitare problemi, ma anche per mantenere intatta l'integrità del nostro posto di lavoro.
Dal punto di vista etico, è importante trattare tutte le persone coinvolte con rispetto, assicurarsi che i loro diritti siano rispettati e gestire l'indagine con totale onestà. Questo approccio etico mantiene le cose chiare, eque e dirette.
Quanto tempo hanno le risorse umane per indagare su un reclamo?
Sebbene non esistano requisiti legali che impongano la rapidità con cui le risorse umane devono indagare sui reclami, la prassi migliore è quella di risolvere i problemi il più rapidamente possibile.
Se le indagini si protraggono troppo a lungo, possono peggiorare la situazione sul lavoro e aggravare il problema. Ecco le tempistiche suggerite per le indagini delle risorse umane:
- Entro 1-3 giorni lavorativi dalla ricezione del reclamo: Avviare l'indagine informando le parti interessate, raccogliendo le prove e conducendo i primi colloqui.
- Entro 1 settimana dall'avvio dell'indagine: Interrogare i testimoni chiave e le parti coinvolte. È possibile richiedere ulteriori prove che potrebbero essere necessarie.
- Entro 2 settimane dall'avvio dell'indagine: Concludere i colloqui e la raccolta delle prove. Iniziare a valutare i risultati.
- Entro 3 settimane dall'avvio dell'indagine: Completare il rapporto d'indagine e analizzare se sono state violate delle politiche per migliorare gli sforzi di conformità.
- Entro 1 mese dall'avvio dell'indagine: Comunicare i risultati al denunciante, all'intervistato e alle parti interessate. Se necessario, adottare azioni correttive.
Per risolvere casi complessi, è importante seguire tempistiche coerenti per evitare pregiudizi, negligenza o ignoranza intenzionale. La definizione di aspettative chiare in anticipo per indagini efficienti e follow-up tempestivi dimostra inoltre che le accuse sono prese sul serio.
Il nostro processo di indagine sulle risorse umane: 5 passi per indagare su un reclamo
Quando si tratta di indagini sulle risorse umane, è necessario che tutto avvenga secondo le regole.
È qui che si rivela utile un processo documentato e standardizzato. Garantisce coerenza, accuratezza ed efficienza, risparmiando tempo e risorse.
Per cominciare, ecco un processo passo dopo passo che raccomandiamo per condurre una buona indagine sulle risorse umane.
1. Documentare la denuncia iniziale
Quando qualcuno si lamenta o segnala una cattiva condotta, scatta il processo di indagine. Il reclamo può essere formale, come un modulo di reclamo HR, o informale, come un reclamo verbale.
Chiunque riceva il reclamo iniziale deve documentare per iscritto tutti i dettagli rilevanti, tra cui:
- nome, dipartimento e posizione del reclamante
- Nome, dipartimento e posizione dell'accusato
- data, ora e luogo del presunto incidente o degli incidenti
- Una descrizione dettagliata della cattiva condotta o della violazione delle norme
- Nomi di eventuali testimoni o altre parti coinvolte.
Una breve nota: è importante mantenere la riservatezza su tutto ciò che riguarda il reclamo. La condivisione di qualsiasi dettaglio con altri potrebbe causare problemi a tutti i soggetti coinvolti e complicare l'intero processo di reclamo.
2. Esaminare le accuse
Iniziate a rivedere le accuse per decidere se è necessario indagare secondo le politiche aziendali. Se l'accusa non necessita di indagini, il reclamante ne verrà informato.
Se invece ritenete che sia necessaria un'indagine, create un piano di indagine. Questo comprende:
- Definire l'ambito dell'indagine
- identificare le parti coinvolte
- Creare un calendario per i colloqui e la raccolta delle prove.
3. Notifica alle parti
Sia il denunciante che l'accusato devono essere informati che è in corso un'indagine. L'accusato deve sapere di cosa è accusato e deve poter vedere il reclamo scritto.
È inoltre importante sottolineare la riservatezza e delineare i tempi previsti per l'indagine. Se necessario, potete anche guidare le parti sul funzionamento del processo investigativo.
4. Conduzione dei colloqui
È il momento di parlare con entrambe le parti e con eventuali testimoni in un ambiente privato. Ecco alcuni consigli per condurre questi colloqui:
- Porre domande aperte e consentire alle parti di fornire un ricordo completo degli eventi.
- Evitate di fare domande dirette o di influenzare le risposte
- Prendere appunti scritti dettagliati sulle risposte o registrare le interviste con il consenso dell'interessato.
- Rivedere i dettagli chiave con gli intervistati per garantire l'accuratezza.
A volte potrebbe essere necessario intervistare le persone più di una volta per ottenere tutte le informazioni necessarie.
5. Raccogliere e analizzare le prove
Per indagare su un reclamo, è necessario raccogliere alcune prove come e-mail, testi, file, valutazioni delle prestazioni o filmati di sicurezza. Ricordate di conservare le prove nella loro forma originale. Non alteratele e conservatene delle copie per l'analisi.
Una volta ottenute le prove, esaminatele con obiettività. Cercate di capire cosa è vero e cosa no. Prendete appunti sulle vostre scoperte e sul loro rapporto con le politiche aziendali. Non tralasciate nessun dettaglio importante.
Cosa fare dopo un'indagine sulle risorse umane
Al termine di un'indagine sulle risorse umane, dovete ancora compiere alcuni passi importanti per concludere correttamente il processo. Ecco alcune cose da tenere a mente per le procedure successive all'indagine:
1. Comunicare i risultati
Presentate una sintesi dei risultati dell'indagine al denunciante e alla parte accusata. Quindi, programmate incontri separati con ciascuna delle parti per discutere i passi successivi.
È ancora più importante la riservatezza. Condividete i risultati generali solo in caso di necessità con i dirigenti, i consulenti legali o gli investigatori esterni.
2. Azioni correttive
Una volta terminata l'indagine, prendete provvedimenti appropriati come avvertimenti, coaching, modifiche alle politiche o formazione supplementare.
Siate equi e coerenti con il modo in cui avete affrontato problemi simili in precedenza. Se non siete sicuri della situazione, è meglio consultare un consulente legale. Assicuratevi di aggiornare le politiche e le procedure sul posto di lavoro, in modo che lo stesso problema non si ripeta.
3. Prevenire gli incidenti futuri
Quando si analizza un problema, è importante ricercare eventuali schemi o questioni sistemiche che possono avervi contribuito. Se ne trovate, modificate l'organizzazione per risolverli.
Se non avete incoraggiato i vostri dipendenti a segnalare tempestivamente eventuali problemi, è ora di farlo. Prendete in considerazione la possibilità di accedere a canali di segnalazione anonimi, linee telefoniche per le molestie e contatti con le risorse umane. Questo li aiuterà a sentirsi a proprio agio nel condividere le loro preoccupazioni.
Quali problemi legali possono sorgere durante un'indagine sulle risorse umane?
È vero che condurre un'indagine sul posto di lavoro con implicazioni legali può essere travolgente per i professionisti delle risorse umane. Tuttavia, è necessario essere consapevoli delle leggi e dei regolamenti che guidano le indagini sul posto di lavoro per mantenere la vostra azienda al sicuro da problemi di responsabilità.
Comprendere le complicazioni legali
È importante che i professionisti delle risorse umane conoscano le leggi come il Titolo VII, l'FMLA, l'ADA e i requisiti di agenzie come l'EEOC. Le indagini che non seguono le linee guida legali in materia di discriminazione, molestie e accomodamenti ragionevoli possono causare cause legali, multe governative e danni alla reputazione dell'azienda.
Lavorare con un consulente legale
Quando si tratta di casi complessi o delicati, è sempre saggio avere un esperto legale al proprio fianco fin dall'inizio di un'indagine sulle risorse umane.
Un avvocato esperto può fornire le giuste indicazioni sui requisiti legali, aiutare a valutare le prove in modo imparziale e consigliare le risorse umane sul miglior corso d'azione in base ai risultati dell'indagine.
Con l'assistenza di un legale, potete essere certi che ogni aspetto dell'indagine sarà gestito con la massima cura e professionalità.
Gestione delle indagini esterne
Sapevate che l'EEOC ha il potere di indagare sulla vostra azienda e che le Risorse Umane devono collaborare pienamente con loro? Ciò significa fornire l'accesso a tutti i documenti e ai dipendenti e attuare tutte le azioni correttive richieste.
È importante coinvolgere subito un consulente legale per tutelare gli interessi della vostra azienda, pur collaborando pienamente. Ricordate che la piena collaborazione è fondamentale per una risoluzione positiva.
3 migliori pratiche per le indagini sulle risorse umane
1. Sfruttare la tecnologia
L'uso della tecnologia può rendere le indagini sulle risorse umane molto più semplici. Esistono strumenti software interessanti che possono aiutarvi a gestire i casi, a raccogliere i reclami, le note dei colloqui, le prove, i rapporti e altra documentazione importante in un unico luogo sicuro. Possono anche inviare promemoria, utilizzare modelli e flussi di lavoro per rendere le cose più coerenti e meno stressanti per il personale delle risorse umane.
Con i sistemi basati sul cloud, è possibile lavorare facilmente con persone che si trovano in luoghi diversi. È possibile utilizzare la videoconferenza per intervistare le persone o tenere riunioni e condividere documenti con tutti in tempo reale. È anche possibile analizzare i dati delle indagini e utilizzarli per migliorare le politiche e le pratiche.
Prendiamo ad esempioLyft, un fornitore di servizi di sharing economy che offre servizi di ridesharing, bike sharing e consegna. Nel 2020 ha rinnovato il suo programma di relazioni con i dipendenti introducendo un software chiamato HR Acuity.
Questo aggiornamento tecnologico ha trasformato il processo di indagine da fogli di calcolo sparsi a un hub ben organizzato. Ora il team ER di Lyft fornisce dati accurati e dettagliati, rendendo le indagini più efficaci e risolvendo i problemi con una solida documentazione.
Nel complesso, la tecnologia migliora l'accuratezza, l'efficienza e la comunicazione e garantisce che le indagini procedano in modo equo e secondo i piani.
2. Abbracciare la diversità e l'inclusione
Promuovere una cultura della diversità e dell'inclusione può migliorare l'equità e l'efficacia delle indagini sulle risorse umane. Per coltivare questa cultura sana, le aziende possono fornire agli investigatori una formazione sulla mitigazione dei pregiudizi. Inoltre, le organizzazioni possono reclutare attivamente investigatori con background multiculturale per combattere ulteriormente i pregiudizi.
Durante le indagini, le risorse umane dovrebbero utilizzare pratiche di intervista che incoraggino l'accertamento oggettivo dei fatti da prospettive diverse. È importante che anche le politiche del luogo di lavoro e le procedure investigative promuovano un trattamento equo.
Dopo l'omicidio di George Floyd nel 2020,Google, come molte aziende tecnologiche, ha avviato programmi di sostegno ai dipendenti neri. Entro il 2021, ha ottenuto un aumento del 30% della rappresentanza dei Googler neri+, latini+ e nativi americani+, con l'obiettivo di raddoppiare la rappresentanza dei neri+ negli uffici statunitensi entro il 2025.
Il loro impegno va oltre le assunzioni, in quanto collaborano con gruppi interni come il Black Googler Network per le assunzioni e ampliano i loro sforzi attraverso iniziative di mentorship interna come Stay and Thrive.
Dando priorità alla diversità e all'inclusione nelle indagini sulle risorse umane, le organizzazioni possono creare risultati replicabili e promuovere una cultura di equità sul posto di lavoro. Lavoriamo quindi insieme per assicurarci che le indagini siano condotte con imparzialità e inclusione.
3. Formazione per gli investigatori
Un'adeguata formazione trasforma il personale delle risorse umane in investigatori esperti, in grado di condurre colloqui, raccogliere prove, documentare e valutare la credibilità. Cercate programmi che insegnino
- Conformità legale - Gli investigatori devono attenersi alle leggi e ai regolamenti in materia di occupazione per ridurre al minimo i rischi aziendali. La formazione riguarda leggi come il Titolo VII, FLSA, FMLA, ADA e OSHA.
- Interrogatori imparziali - Gli investigatori devono saper condurre interviste aperte e non fuorvianti per scoprire i fatti senza pregiudizi.
- Documentazione - La presa di appunti e la stesura di rapporti meticolosi assicurano che nulla venga tralasciato o frainteso.
- Valutare la credibilità - Gli investigatori devono individuare inganni e incongruenze senza fare supposizioni.
- Riservatezza - La formazione sottolinea l'importanza vitale della discrezione quando si trattano informazioni sensibili.
- Flussi di lavoro per le indagini - I protocolli passo-passo ottimizzano l'efficienza, la coerenza e l'equità.
Una formazione adeguata dà ai team delle risorse umane la fiducia e l'esperienza necessarie per condurre indagini accurate e imparziali che resistano alle verifiche.
Il team di diritto del lavoro di Meta sta dando un ottimo esempio con il suoprogramma di formazione contro le molestie. Il loro obiettivo principale è formare i supervisori su come prevenire molestie, discriminazioni e ritorsioni.
Questa iniziativa dimostra la dedizione di Meta a rendere il luogo di lavoro libero da questi problemi. Fornisce ai supervisori preziosi consigli e strategie per affrontare efficacemente questi problemi.
Padroneggiare le indagini sulle risorse umane è solo un modo per migliorare il vostro gioco sulle risorse umane
Le indagini efficaci sulle risorse umane sono fondamentali per una sana cultura del lavoro e per proteggere la vostra azienda. Devono essere approfondite, imparziali, conformi alla legge e tempestive.
Pensateci: quando i dipendenti sentono che le loro preoccupazioni vengono prese sul serio e che l'azienda si impegna a risolvere i problemi che emergono, è più probabile che siano impegnati e produttivi.
D'altra parte, una mancanza di trasparenza o di responsabilità può portare a una cultura tossica sul posto di lavoro, con conseguenze negative per il morale, la fidelizzazione e persino la responsabilità legale.
Quindi, se volete creare un ambiente di lavoro che favorisca la fiducia, il rispetto e la collaborazione, assicuratevi di dare priorità all'importanza di indagini HR efficaci.
Ma a parte questo, avete un altro modo per migliorare l'esperienza dei dipendenti.
Avete pensato dioffrire vantaggi e benefit creativi? Offrire modalità di lavoro flessibili, servizi di salute mentale o generose politiche di congedo parentale può aumentare la soddisfazione, il coinvolgimento e la fidelizzazione dei dipendenti.
Se volete creare un programma di benefit progressivo e orientato alle persone nella vostra organizzazione, abbiamo unrapporto completosui vantaggi e i benefit per i dipendenti che può essere la vostra tabella di marcia per creare un ambiente di lavoro in cui il vostro team non solo prospera, ma si sente veramente valorizzato.
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