Anda baru saja menyelesaikan rencana tunjangan karyawan untuk bisnis Anda.
Sekarang Anda mungkin bertanya-tanya…
...apa langkah berikutnya?
Perlukah Anda memeriksa EBP Anda? Jika ya, bagaimana Anda menemukan pemeriksa yang baik?
Dan yang paling penting: apakah kita benar-benar perlu memeriksa rencana tunjangan karyawan?
Pertama-tama—ya. Sebagian besar bisnis memang perlu melakukan ini.
Namun, ada satu masalah: 39% pemeriksaan dilakukan secara salah, menurut sebuah studi oleh DOL pada tahun 2011.
Tetapi Anda bukan seorang pemeriksa, Anda hanya orang yang menjalankan rencana tersebut! Bagaimana Anda tahu jika pemeriksaan Anda dilakukan dengan benar atau tidak?
Jangan khawatir—kami akan menjelaskan itu (dan banyak lagi) sebentar lagi.
Namun, pertama-tama, mari kita cari tahu apakah Anda perlu memeriksa rencana tunjangan karyawan Anda sejak awal.
Baca Ini Terlebih Dahulu… Apakah Anda Membutuhkan Audit Rencana Tunjangan Karyawan?
Sebelum melangkah lebih jauh…
...penting untuk dicatat bahwa tidak semua perusahaan dengan Rencana Tunjangan Karyawan (Employee Benefit Plan/EBP) memerlukan audit resmi.
Menurut peraturan DOL, sebagian besar EBP dengan 100 atau lebih karyawan yang memenuhi syarat harus menyerahkan laporan keuangan yang diaudit saat mengajukan Formulir Tahunan 5500.
Namun, ada beberapa pengecualian.
Jika EBP Anda:
- Masuk dalam kategori "kecil" (kurang dari 100 karyawan yang memenuhi syarat)
- Baru diterapkan (kurang dari tujuh bulan)
- Baru saja dihentikan
Maka EBP Anda mungkin dikecualikan dan/atau dapat menunda proses Audit Rencana Tunjangan Karyawan.
Ada juga pengecualian yang disebut Aturan 80-120.
Aturan 80-120 menyatakan bahwa setiap rencana dengan 80-120 karyawan yang memenuhi syarat yang mengajukan Formulir 5500 pada hari pertama tahun rencana dapat mengajukan dalam kategori "ukuran" yang sama seperti tahun sebelumnya. (Artinya, Anda masih dapat menganggap diri Anda sebagai perusahaan "kecil" jika melakukannya tahun lalu.)
Jadi, jika rencana Anda masuk dalam kategori kecil tahun lalu tetapi sekarang pindah ke kategori besar, Anda masih dapat mengajukan dalam kategori kecil dan sementara waktu menghindari Audit Rencana Tunjangan Karyawan.
Cukup pastikan untuk meninjau rencana Anda sebelum melanjutkan proses audit—Anda mungkin tidak perlu melakukannya sejak awal.
Apa Itu Audit Rencana Tunjangan Karyawan?
Audit Rencana Tunjangan Karyawan (atau Employee Benefit Plan Audit/EBPA) memastikan bahwa laporan keuangan rencana tersebut akurat untuk memberikan manfaat/dana yang telah ditentukan kepada karyawan yang memenuhi syarat di perusahaan.
Ada empat jenis EBPA yang umum menurut FDIC:
- Rencana tunjangan pasti—rencana ini membayar sejumlah tertentu kepada karyawan setelah pensiun.
- Rencana kesejahteraan karyawan—rencana ini menyediakan tunjangan medis, kesehatan, dan rawat inap kepada karyawan.
- Rencana kontribusi pasti—rencana ini memungkinkan kontribusi yang ditangguhkan pajak yang dapat diakses peserta di kemudian hari.
- Rencana Keogh—rencana ini digunakan oleh individu wiraswasta untuk melakukan kontribusi yang ditangguhkan pajak.
Departemen Tenaga Kerja (DOL) mewajibkan hanya auditor berlisensi dan independen dari firma CPA yang melakukan EBPA karena kompleksitasnya dan untuk memastikan standar yang ditetapkan oleh DOL dan IRS terpenuhi.
Audit EBPA tahunan biasanya jatuh tempo tujuh bulan setelah akhir tahun rencana Anda (31 Juli untuk sebagian besar), tetapi dengan mengajukan Formulir IRS 5588, perusahaan dapat memperpanjang tenggat waktu EBPA selama 2 ½ bulan tambahan.
Tips untuk Audit EBP yang Lancar
-
Pilih Auditor yang Tepat
Cari auditor berlisensi dengan pengalaman khusus dalam audit EBP. Pastikan mereka independen untuk menghindari konflik kepentingan. -
Kumpulkan Dokumen yang Relevan
Persiapkan dokumen seperti laporan keuangan, kebijakan investasi, dan laporan kontribusi untuk memudahkan proses audit. -
Komunikasi Efektif
Tunjuk staf penghubung yang memahami rencana Anda. Pastikan auditor memiliki akses yang diperlukan untuk data dan dokumen.
Jika Anda memerlukan terjemahan lebih lanjut atau penyesuaian, beri tahu saya ya!