Вы только что завершили разработку плана выплат сотрудникам вашего предприятия.
Теперь вы задаетесь вопросом...
...что мне делать дальше?
Нужно ли вам проверять свою программу EBP? Если да, то как найти хорошего проверяющего?
И самое главное: действительно ли нам нужно проверять выплаты сотрудникам планы?
Во-первых, да.
Во-первых, да. Большинству компаний действительно необходимо это делать.
Единственная проблема заключается в том, что 39 % проверок проводятся неправильно, согласно исследованию DOL, проведенному в 2011 году.
Но если вы не знаете, что делать?
Но вы же не проверяющий, вы просто человек, выполняющий план! Откуда вам знать, неправильно ли сделан чек или нет?
Не волнуйтесь - мы объясним это (и многое другое) совсем скоро.
Но сначала давайте разберемся, нужно ли вам для начала проверять ваш план выплат сотрудникам.
Прочитайте сначала... Нужен ли вам аудит плана выплат сотрудникам?
Прежде чем мы продолжим...
...важно отметить, что не каждой компании, имеющей план выплат сотрудникам (Employee Benefit Plan, EBP), требуется официальный аудит.
.Согласно положениям Министерства обороны США, большинство EBP со 100 или более сотрудниками, имеющими право на участие в программе, должны предоставлять проверенные отчеты о финансовом плане при подаче ежегодной формы 5500.
Но есть пара исключений.
Если ваша EBP:
- Попадает в категорию "малых" (менее 100 сотрудников, имеющих право на участие в программе)
- Вы недавно внедрили (семь месяцев или меньше)
- Недавно прекращена .
Тогда ваш EBP может быть освобожден от аудита плана выплат сотрудникам и/или может отсрочить его проведение.
Также существует исключение, называемое правило 80-120.
Правило 80-120 гласит, что любой план с 80-120 правомочными сотрудниками, подающий форму 5500 в первый день года действия плана, может подать декларацию в той же "размерной категории", что и в предыдущем году. (Это означает, что вы все еще можете считать себя "малой" компанией, если вы сделали это в прошлом году.)
Таким образом, если вы подали форму 5500 в прошлом году, то вы можете подать ее в той же "размерной категории", что и в предыдущем.
Таким образом, если в прошлом году ваш план относился к малой категории, но затем перешел в большую категорию, вы все равно можете подать заявку в малую категорию и временно избежать аудита плана выплат сотрудникам.
.Не забудьте пересмотреть свой план, прежде чем приступать к процессу аудита - возможно, он вам вообще не понадобится.
Что такое аудит плана выплат сотрудникам?
Аудит плана выплат сотрудникам (или EBPA) гарантирует, что финансовая отчетность плана является точной для того, чтобы обеспечить назначенные выплаты/фонды имеющим на них право сотрудникам компании.
По данным FDIC, существует четыре распространенных типа EBPA:
- Планы с установленными выплатами - эти планы выплачивают сотрудникам определенную сумму после их выхода на пенсию.
- Планы социального обеспечения работников - эти планы предоставляют работникам медицинские, оздоровительные и больничные льготы.
- Планы с установленными взносами - эти планы позволяют делать взносы с отсрочкой уплаты налогов, которые участники могут получить позднее.
- Когенерационные планы - эти планы используются самозанятыми лицами для внесения взносов с отсрочкой уплаты налогов, к которым участники могут получить доступ позже.
Департамент труда (DOL) требует, чтобы EBPA проводили только лицензированные, независимые аудиторы из CPA-фирм из-за их сложности и для обеспечения соблюдения стандартов, установленных DOL и IRS.
Ежегодные планы EBPA - это планы для самозанятых лиц, в которых участники получают налоговые отчисления.
Годовые EBPA обычно должны быть представлены через семь месяцев после окончания года действия плана (31 июля для большинства), но, подав форму IRS 5588, компании могут продлить срок представления EBPA еще на 2 ½ месяца.
.Давайте пройдемся по краткому контрольному списку DOL, чтобы гарантировать, что вы готовы к EBPA.
Вам потребуется:
- Ознакомиться с письмом-обязательством вашего аудитора (документ, в котором указаны его обязанности, сроки выполнения работы, гонорары и т. д.)
- Предоставьте аудитору все необходимые записи (финансовые, бухгалтерские и т. д.)
- Если вы пользуетесь услугами третьей стороны по ведению учета, убедитесь, что у них есть все необходимое для того, чтобы ваши записи были доступны аудитору .
Что включает в себя аудит EBP?
При проведении аудита EBP важно оценить несколько ключевых областей плана выплат сотрудникам.
Проверка выплат
.В ходе аудита аудитор проверяет, были ли выплачены правильные суммы пособий имеющим на это право участникам и бенефициарам. Они подтверждают данные об участниках, проверяют, как были рассчитаны пособия, и убеждаются в том, что выплаты были произведены правильно.
Оценка соответствия взносов
Аудитор проверяет, были ли перечислены в план надлежащие суммы взносов. Это включает в себя проверку соответствия записей о взносах, проверку правильности применения ставок взносов и проверку квитанций.
Оценка соответствия взносов плану
Оценка инвестиционного портфеля
При проведении полного аудита аудитор просматривает ваш инвестиционный портфель и изучает все операции. Они проверяют, сколько стоят ваши инвестиции, убеждаются в правильности получаемого от них дохода и смотрят, насколько эффективно осуществляется управление вашими активами.
Надзор за расходованием средств
Аудитор проверяет все выплаты, производимые из плана, чтобы убедиться, что они являются разумными административными расходами. На этом этапе проверяются все счета-фактуры, договорные соглашения и распределение общих расходов.
Проверка данных об участниках
В рамках процесса аудита крайне важно перепроверить данные участников плана. Это поможет убедиться в том, что они имеют право на участие в плане и зарегистрированы в нем, а также в том, что данные переписи являются точными.
Этот шаг также обеспечивает надлежащий охват и точное ведение учета. Таким образом, аудитор тщательно проверяет данные об участниках, чтобы убедиться в их подлинности и правильности.
Обзор управления займами
На этот раз аудитор проверяет процедуры выдачи займов, чтобы убедиться, что займы выдаются в соответствии с установленными правилами и политикой.
Он также проверяет, не нарушены ли процедуры выдачи займов.
Они также проверяют, осуществлялись ли платежи в соответствии с условиями займа и нет ли пропущенных или просроченных платежей. Это помогает снизить риск невыполнения обязательств и защитить активы плана.
Подтверждение распределения активов
Для планов с объединенными инвестициями аудитор проверяет, точно ли рассчитана и распределена доля каждого участника в пуле в соответствии с условиями плана.
Этот процесс помогает обеспечить справедливое распределение активов между всеми участниками.
Оценка ответственности
Аудитор проверяет оценки обязательств по выплатам, чтобы убедиться в их точности и актуальности.
Они также проверяют уровни финансирования, чтобы убедиться, что компания выделила достаточно средств для покрытия этих обязательств. Наконец, они проверяют, правильно ли в плане учтены все обязательства, включая любые прогнозируемые будущие расходы.
Советы для успешного проведения аудита EBP
Для того чтобы процесс аудита EBP прошел гладко, важно тесно и эффективно сотрудничать с аудиторами. Вот несколько советов:
Выбор правильных аудиторов
Когда дело доходит до выбора аудиторов для ваших планов выплат сотрудникам, уделите время тщательному исследованию. Учитывайте их опыт, квалификацию и репутацию в отрасли?
Помните, что правильный выбор аудиторов может существенно повлиять на то, насколько гладко и эффективно пройдет процесс аудита.
Начните с изучения различных аудиторских фирм, оценки их послужного списка и обеспечения наличия у них опыта, необходимого для удовлетворения ваших специфических требований к аудиту. Это поможет вам заложить прочный фундамент для успешного проведения аудита.
Собирайте необходимые документы
.Убедитесь, что вы собрали все документы, необходимые аудиторам для проверки.
Сюда входят документы плана, краткие описания плана, заявления об инвестиционной политике, формы распределения, отчеты о взносах, финансовые отчеты, резолюции совета директоров и любые другие сопутствующие материалы.
Соберите все необходимые документы.
Содержите документы в порядке, чтобы аудиторы могли легко найти их и сослаться на них.
Разработка плана аудита
Тесно сотрудничайте с выбранными вами аудиторами, чтобы разработать комплексный план аудита, учитывающий специфику вашего плана выплат.
Четко определите цели, объем, сроки и обязанности аудита, чтобы обеспечить согласованность действий обеих сторон. Обсудите подход к аудиту, методологии и любые потенциальные области, требующие внимания или вызывающие беспокойство.
Определите цели аудита и сроки его проведения, чтобы обеспечить согласованность действий обеих сторон.
Заблаговременное составление подробного плана аудита поможет упростить процесс проверки, избежать нарушения повседневной деятельности и обеспечить охват всех важных областей в ходе аудита.
Оперативно общайтесь с аудиторами
.Назначьте сотрудников, которые будут основными контактными лицами и помощниками аудиторов. Убедитесь, что они знакомы с деятельностью плана и ключевыми документами. Они должны быть готовы достать запрошенные файлы, подготовить отчеты и ответить на вопросы аудиторов.
Кроме того, сообщите аудиторам, чего следует ожидать в плане доступа к данным, наличия персонала и сроков. Держите эти линии связи широко открытыми.
У аудиторов, скорее всего, будет много вопросов и запросов документов на протяжении всего процесса. Чем быстрее вы сможете ответить на них, тем более гладким будет весь процесс.
Обсуждение результатов аудита
После завершения аудита организуйте встречу с аудиторами, чтобы обсудить с ними результаты проверки, то, что они заметили, и то, что может вызвать беспокойство.
Это обсуждение - не просто указание на ошибки. Речь идет о сотрудничестве и решении проблем.
Вместе с аудиторами определите основные причины любых проблем и выработайте эффективные решения.
Внедрение рекомендаций
После того как рекомендации аудита будут представлены на стол, настанет время засучить рукава и внедрить их.
Внимательно проанализируйте каждую рекомендацию и оцените ее последствия для внутреннего контроля, процессов и процедур вашей организации.
Составьте план и задокументируйте каждый шаг, чтобы снизить риски и повысить общую эффективность при проведении будущих аудитов.
Составьте план и задокументируйте каждый шаг, чтобы снизить риски и повысить общую эффективность при проведении будущих аудитов.
Каковы преимущества аудита EBP для вашей компании?
1. Гарантия преимуществ для ваших сотрудников
Ошибки случаются. Никто не совершенен, и нередки случаи, когда в плане выплат неправильно поставлена запятая или не отмечена ошибка.
Проблема в том, что...
...EBP несут высокие ставки для ваших сотрудников.
.
Одна ошибка может означать неточную доставку средств, неполучение оговоренных льгот или серьезные юридические последствия для вашей компании.
.EBPA помогают гарантировать, что ваши сотрудники получают обещанные льготы.
2. Определите сильные и слабые стороны вашего плана
Подумайте о проверке плана выплат сотрудникам как о SWOT-анализе (сильные и слабые стороны, возможности и угрозы).
Ваш аудитор пытается определить сильные и слабые стороны способности вашего плана выполнять свои обещания, контролировать потенциальные риски и создавать наилучшие условия для успеха вас и ваших сотрудников.
Они также проверят внутренний контроль над финансовой отчетностью и операционные ошибки.
3. Улучшение управления планом и операционной деятельности
ЭБПА может помочь улучшить управление планом и оптимизировать его деятельность. Она подтверждает, что вы выполняете свои юридические обязанности администратора плана (например, подаете форму 5500), и служит печатью одобрения для DOL.
3.
Как найти правильного аудитора для аудита EBP
Дол перечисляет три основных качества, которые следует искать в аудиторе:
- Лицензированный или сертифицированный
- Независимый
- Предварительное обучение и опыт проведения аудита EBPA .
1. Ваш аудитор должен быть лицензирован
Дол требует, чтобы ваш аудитор и/или CPA-компания имели лицензию или сертификат бухгалтера государственного органа.
Это гарантирует, что каждый аудитор будет следовать правилам и стандартам DOL и ERISA при проведении аудита.
Кроме того, обычно работа аудиторов проверяется другими лицензированными аудиторами.
2. Аудитор должен быть независимым
Хотя большинство CPA-фирм обязаны быть независимыми, существует множество случаев, когда это не так.
Как пишет Майкл Рапопорт в своей статье "Способ работы аудиторов скоро изменится", регулирующие органы обнаружили, что одна треть аудитов "большой четверки" была скомпрометирована таким образом.
.Дважды убедитесь в том, что ваша CPA-фирма и/или аудитор полностью независимы, чтобы избежать предвзятости или конфликтов в процессе аудита.
3. Ваш аудитор должен иметь предварительную подготовку/опыт в проведении аудита EBPA
.Дол признает, что некоторые из наиболее распространенных ошибок EBPA связаны с отсутствием у аудитора опыта в проведении аудита, связанного с выплатами сотрудникам.
При выборе аудитора важно учитывать количество и качество его опыта в проведении аудита планов выплат сотрудникам. Успешное проведение аудита зависит от способности аудитора точно проверить наличие нормативных актов, специфичных для выплат сотрудникам.
Предупреждение! Если ваш аудит EBP не будет завершен вовремя, это может означать...
Теперь, когда вы знаете, что такое аудит плана выплат сотрудникам и почему его необходимо проводить, давайте поговорим о том, что может произойти, если компания не проведет аудит .
Как администратор плана, вы можете столкнуться с серьезными гражданскими штрафами, такими как:
- $2,194 в день за незаполнение формы 5500
- 10 долларов в день с максимальной суммой в 3 650 долларов за неспособность ответить на вопрос в форме 5500
- $25 в день штрафов от IRS с максимальной суммой $15 000
- Ежедневные штрафы от DOL в размере 1100 долларов США без максимума
А если представленный вами аудит будет признан DOL неполноценным - почти 39% расследованных аудитов в 2011 году, - то вам также грозят гражданские штрафы.
.Это может означать:
- $150 в день и $50 000 максимум за некачественный аудит
- $100 в день с максимальной суммой $36 500, если аудит содержит неполноценную финансовую информацию
Иными словами: сдавайте аудит плана выплат сотрудникам вовремя. И убедитесь, что ваш аудитор опытен и имеет экспертную оценку, чтобы избежать недостатков и потенциальных обвинений со стороны DOL.
Часто задаваемые вопросы (FAQs):
1. Кто отвечает за аудит EBP?
В аудите планов выплат сотрудникам участвуют три основные стороны, каждая из которых играет важную роль:
Администратор плана
Администратор плана отвечает за надзор за управлением и администрированием плана выплат сотрудникам.
Он отвечает за поддержание всех записей в актуальном состоянии, решает, кто имеет право на получение льгот, беседует с сотрудниками о плане и следит за тем, чтобы все документы были заполнены и поданы.
Администратор плана тесно сотрудничает с аудитором, предоставляя необходимую информацию и обеспечивая беспрепятственный процесс проверки.
Спонсор плана
Компания или организация, которая создает и управляет планом выплат сотрудникам, обычно называется "спонсором плана".
Они отвечают за соблюдение интересов участников плана.
Несмотря на то, что они не принимают непосредственного участия в аудите, они контролируют администратора плана и изучают результаты аудита.
Аудитор
Для проведения аудита плана выплат сотрудникам нанимается квалифицированный независимый аудитор.
Они отвечают за проверку финансовой документации, тестирование операций, оценку средств внутреннего контроля и определение соответствия плана всем нормам и требованиям.После этого они проводят аудит.
После всего этого они пишут отчет с заключением о том, достоверно ли представлена финансовая отчетность плана.
2. Что происходит во время аудита EBP?
Аудит плана выплат пособий работникам включает в себя всестороннюю проверку финансовой отчетности, операций и соблюдения требований плана.
. <по сути, аудиторы внимательно изучают активы, взносы, распределения и административные процессы плана, чтобы убедиться в их соответствии нормативным стандартам документу плана.< p> <они также изучают данные об участниках и инвестиционные показатели, чтобы убедиться, что все это соответствует требованиям налогового управления (irs) министерства труда (dol). < p>.Конечная цель - тщательно проверить финансовую отчетность и операции плана, чтобы убедиться, что все точно и законно.
3. Кто обязан иметь такой план?
Как правило, в соответствии с Законом о пенсионном обеспечении работников (ERISA) ежегодный аудит обязаны проходить планы выплат сотрудникам с числом участников более 100 человек.
. <однако существуют определенные исключения, зависящие от размера и типа вашего плана. всегда лучше прислушаться к совету эксперта, чтобы определить, нужно ли вам проходить аудит или нет.< p>
Заключение
Мы надеемся, что вы лучше понимаете процесс аудита планов выплат сотрудникам и то, что делает их столь важными для общей эффективности и успеха компании..
Но прежде чем вы уйдете, еще кое-что:
Если вы относитесь к небольшим компаниям, испытывающим трудности с расширением страхового покрытия для своих сотрудников, вы можете рассмотреть предложение Abenity's Fortune 500 perks and discounts.
.Это дает небольшим компаниям все возможности конкурировать и предлагать своим сотрудникам те льготы, которых они заслуживают. Именно поэтому пакеты льгот не только настраиваются в зависимости от вашего бюджета, но и позволяют растянуть зарплатный фонд на $4 500 на одного сотрудника!