Sie haben soeben Ihren Sozialplan für Ihr Unternehmen fertiggestellt.
Jetzt fragen Sie sich...
...was mache ich als nächstes?
Müssen Sie Ihren EBP überprüfen? Wenn ja, wie finden Sie einen guten Prüfer?
Und das Wichtigste: Müssen wir wirklich Personalvorsorge Pläne prüfen?
Zunächst einmal: Ja. Die meisten Unternehmen müssen das wirklich tun.
Das Problem ist nur: 39 % der Kontrollen werden falsch durchgeführt, so eine Studie des DOL aus dem Jahr 2011.
Aber Sie sind kein Kontrolleur, Sie sind nur die Person, die den Plan verwaltet! Woher sollen Sie wissen, ob Ihr Scheck fehlerhaft ist oder nicht?
Keine Sorge - das (und vieles mehr) werden wir gleich erklären.
Aber zuerst sollten Sie herausfinden, ob Sie Ihren Sozialplan überhaupt überprüfen müssen.
Lesen Sie dies zuerst...Brauchen Sie eine Überprüfung Ihres Sozialplans?
Bevor wir weitermachen...
...ist es wichtig zu wissen, dass nicht jedes Unternehmen mit einem Employee Benefit Plan (EBP) eine offizielle Prüfung benötigt.
Nach DOL-Vorschriften müssen die meisten EBP mit 100 oder mehr anspruchsberechtigten Arbeitnehmern bei der Einreichung des jährlichen Formulars 5500 geprüfte Finanzpläne vorlegen.
Es gibt jedoch einige Ausnahmen.
Wenn Ihr EBP:
- Fällt in die Kategorie "klein" (weniger als 100 berechtigte Mitarbeiter)
- Wurde erst kürzlich eingeführt (sieben Monate oder weniger)
- Wurde kürzlich gekündigt
Dann kann Ihr EBP von der Prüfung des Employee Benefit Plan befreit werden und/oder diese verzögern.
Es gibt auch eine Ausnahme, die so genannte 80-120-Regel.
Die 80-120-Regel besagt, dass jeder Plan mit 80-120 anspruchsberechtigten Arbeitnehmern, der am ersten Tag des Planjahres das Formular 5500 einreicht, in derselben "Größenkategorie" wie im Vorjahr eingereicht werden kann. (Das heißt, Sie können sich immer noch als "kleines" Unternehmen behandeln lassen, wenn Sie dies im letzten Jahr getan haben)
>.Wenn Ihr Plan also im letzten Jahr in die Kategorie "klein" fiel, inzwischen aber in die Kategorie "groß" übergegangen ist, können Sie ihn immer noch in der Kategorie "klein" einreichen und so eine Prüfung des Sozialplans vorübergehend vermeiden.
Denken Sie daran, Ihren Plan zu überprüfen, bevor Sie mit der Prüfung beginnen - vielleicht brauchen Sie gar keine Prüfung.
Was ist ein Employee Benefit Plan Audit?
Ein Employee Benefit Plan Audit (oder EBPA) stellt sicher, dass die Abschlüsse des Plans korrekt sind, um die vorgesehenen Leistungen/Fonds an die berechtigten Mitarbeiter in einem Unternehmen zu erbringen.
Nach Angaben der FDIC gibt es vier gängige EBPA-Typen:
- Defined Benefit Plans - diese Pläne zahlen den Mitarbeitern einen bestimmten Betrag, wenn sie in Rente gehen.
- Wohlfahrtspläne für Arbeitnehmer - diese Pläne bieten den Arbeitnehmern Leistungen in den Bereichen Medizin, Gesundheit und Krankenhausaufenthalt.
- Beitragsorientierte Pläne - diese Pläne ermöglichen steuerlich aufgeschobene Beiträge, auf die die Teilnehmer zu einem späteren Zeitpunkt zugreifen können.
- Keogh-Pläne - diese Pläne werden von Selbstständigen genutzt, um steuerlich aufgeschobene Beiträge zu leisten, auf die die Teilnehmer später zugreifen können.
Das Department of Labor (DOL) verlangt, dass nur zugelassene, unabhängige Wirtschaftsprüfer von CPA-Firmen EBPAs durchführen, da diese sehr komplex sind und um sicherzustellen, dass die vom DOL und IRS festgelegten Standards eingehalten werden.
Die jährlichen EBPAs sind in der Regel sieben Monate nach dem Ende des Planjahres (in den meisten Fällen der 31. Juli) fällig, aber durch Einreichen des IRS-Formulars 5588 können Unternehmen ihre EBPA-Fälligkeit um weitere 2 ½ Monate verlängern.
Lassen Sie uns eine kurze Checkliste des DOL durchgehen, um sicherzustellen, dass Sie auf Ihre EBPA vorbereitet sind.
Sie müssen:
- Lesen Sie das Anforderungsschreiben Ihres Wirtschaftsprüfers (das Dokument, in dem die Zuständigkeiten, der Zeitplan für die Arbeit, die Gebühren usw. festgelegt sind).
- Bereitstellen aller erforderlichen Unterlagen für den Prüfer (Finanz- und Buchhaltungsunterlagen usw.)
- Wenn Sie einen Drittanbieter für die Aufbewahrung von Unterlagen beauftragen, stellen Sie sicher, dass dieser über die erforderlichen Unterlagen verfügt, um sie dem Prüfer zur Verfügung zu stellen
Was umfasst ein EBP-Audit?
Bei der Durchführung einer EBP-Prüfung ist es wichtig, mehrere Schlüsselbereiche des Leistungsplans für Arbeitnehmer zu bewerten.
Validierung der Leistungsauszahlungen
Bei einer Prüfung vergewissert sich der Prüfer, dass die korrekten Leistungsbeträge an die anspruchsberechtigten Teilnehmer und Begünstigten ausgezahlt wurden. Er bestätigt die Teilnehmerdaten, untersucht, wie die Leistungen berechnet wurden, und überprüft, ob die Zahlungen ordnungsgemäß erfolgt sind.
Prüfung der Einhaltung der Beitragszahlungen
Der Prüfer kontrolliert, ob die richtigen Beitragsbeträge an den Plan überwiesen wurden. Dazu gehört, dass die Beitragsunterlagen übereinstimmen, dass die richtigen Beitragssätze angewandt wurden und dass die Belege geprüft werden.
Bewertung des Anlageportfolios
Bei einer vollständigen Prüfung geht der Prüfer Ihr Anlageportfolio durch und sieht sich alle Transaktionen an. Er prüft, wie viel Ihre Anlagen wert sind, stellt sicher, dass die Erträge, die Sie daraus erzielen, korrekt sind, und überprüft, wie gut Ihr Vermögen verwaltet wird.
Ausgabenüberwachung
Der Wirtschaftsprüfer überprüft alle Zahlungen aus dem Plan, um sicherzustellen, dass es sich um angemessene Verwaltungsausgaben handelt. In diesem Schritt werden alle Rechnungen, vertraglichen Vereinbarungen und Zuweisungen von geteilten Ausgaben überprüft.
Überprüfung der Teilnehmerdaten
Als Teil des Prüfungsprozesses ist es von entscheidender Bedeutung, die Daten der Planteilnehmer zu überprüfen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass sie anspruchsberechtigt und in den Plan eingeschrieben sind und dass die Erhebungsdaten korrekt sind.
Dieser Schritt gewährleistet auch eine ordnungsgemäße Erfassung und eine genaue Buchführung. Der Prüfer untersucht also sorgfältig die Teilnehmerdaten, um ihre Authentizität und Korrektheit sicherzustellen.
Überprüfung der Darlehensverwaltung
Dieses Mal überprüft der Prüfer die Kreditvergabeverfahren, um sicherzustellen, dass die Kredite in Übereinstimmung mit den festgelegten Richtlinien und Grundsätzen vergeben werden.
Es wird auch geprüft, ob die Zahlungen gemäß den Darlehensbedingungen geleistet wurden und ob es irgendwelche verpassten oder verspäteten Zahlungen gibt. Dies trägt dazu bei, das Ausfallrisiko zu mindern und das Planvermögen zu schützen.
Bestätigung der Vermögenszuweisung
Bei Plänen mit gepoolten Anlagen prüft der Wirtschaftsprüfer, ob der Anteil jedes Teilnehmers am Pool genau berechnet und gemäß den Bedingungen des Plans zugewiesen wurde.
Dieses Verfahren trägt dazu bei, dass die Vermögenswerte gerecht auf alle Teilnehmer verteilt werden.
Bewertung der Verbindlichkeiten
Der Prüfer überprüft die Schätzungen für die Leistungsverpflichtungen, um sicherzustellen, dass sie korrekt und aktuell sind.
Sie überprüfen auch die Höhe der Finanzierung, um zu überprüfen, ob das Unternehmen genügend Mittel zur Deckung dieser Verpflichtungen zurückgelegt hat. Schließlich prüfen sie, ob der Plan alle Verbindlichkeiten, einschließlich der voraussichtlichen künftigen Kosten, ordnungsgemäß berücksichtigt hat.
Tipps für eine reibungslose EBP-Prüfung
Für einen reibungslosen Ablauf der EBP-Prüfung ist es wichtig, eng und effektiv mit Ihren Prüfern zusammenzuarbeiten. Hier sind einige Tipps:
Auswahl der richtigen Prüfer
Wenn es um die Auswahl von Wirtschaftsprüfern für Ihre betrieblichen Altersversorgungspläne geht, sollten Sie sich die Zeit nehmen, gründliche Recherchen anzustellen. Berücksichtigen Sie deren Erfahrung, Qualifikationen und Ruf in der Branche?
Denken Sie daran, dass die Wahl des richtigen Wirtschaftsprüfers einen großen Einfluss darauf haben kann, wie reibungslos und effektiv Ihr Prüfungsprozess abläuft.
Schauen Sie sich zunächst verschiedene Wirtschaftsprüfungsgesellschaften an, bewerten Sie deren Erfolgsbilanz und vergewissern Sie sich, dass sie über das erforderliche Fachwissen verfügen, um Ihre spezifischen Prüfungsanforderungen zu erfüllen. Auf diese Weise können Sie eine solide Grundlage für eine erfolgreiche Prüfung schaffen.
Sammeln Sie relevante Dokumente
Stellen Sie sicher, dass Sie alle Unterlagen zusammentragen, die die Prüfer zur Durchsicht benötigen.
Dazu gehören Planunterlagen, Kurzbeschreibungen des Plans, Erklärungen zur Anlagepolitik, Ausschüttungsformulare, Beitragsberichte, Jahresabschlüsse, Vorstandsbeschlüsse und andere damit zusammenhängende Materialien.
Bewahren Sie die Unterlagen gut geordnet auf, damit die Prüfer sie leicht finden und darauf verweisen können.
Entwicklung eines Prüfungsplans
Entwickeln Sie in enger Zusammenarbeit mit den von Ihnen ausgewählten Prüfern einen umfassenden Prüfungsplan, der auf Ihren spezifischen Sozialleistungsplan zugeschnitten ist.
Definieren Sie die Prüfungsziele, den Umfang, den Zeitplan und die Verantwortlichkeiten klar, um eine Abstimmung zwischen beiden Parteien zu gewährleisten. Diskutieren Sie den Prüfungsansatz, die Methoden und alle potenziellen Schwerpunktbereiche oder Bedenken.
Die Erstellung eines detaillierten Prüfungsplans im Vorfeld trägt dazu bei, den Prüfungsprozess zu straffen, Störungen des Tagesgeschäfts zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle wichtigen Bereiche während der Prüfung abgedeckt werden.
Schnell mit den Prüfern kommunizieren
Bestimmen Sie Mitarbeiter, die die Hauptansprechpartner und Assistenten der Prüfer sein werden. Stellen Sie sicher, dass sie mit den Abläufen und wichtigen Dokumenten des Plans vertraut sind. Sie sollten zur Verfügung stehen, um angeforderte Dateien abzurufen, Berichte zu erstellen und Fragen der Prüfer zu beantworten.
>Darüber hinaus sollten Sie Ihre Prüfer darüber informieren, was sie in Bezug auf den Datenzugang, die Verfügbarkeit von Mitarbeitern und den Zeitplan erwarten können. Halten Sie diese Kommunikationslinien weit offen.
Die Prüfer werden während des gesamten Prozesses wahrscheinlich viele Fragen haben und Unterlagen anfordern. Je schneller Sie ihnen antworten können, desto reibungsloser wird der gesamte Prozess verlaufen.
Besprechung der Audit-Ergebnisse
Nach Abschluss des Audits sollten Sie ein Treffen mit den Prüfern anberaumen, um über die Ergebnisse zu sprechen, über das, was ihnen aufgefallen ist, und über alles, was Anlass zur Sorge geben könnte.
Bei dieser Besprechung geht es nicht nur darum, auf Fehler hinzuweisen. Es geht um Zusammenarbeit und Problemlösung.
Arbeiten Sie mit den Prüfern zusammen, um die Ursachen von Problemen zu ermitteln und wirksame Lösungen zu finden.
Empfehlungen umsetzen
Wenn die Audit-Empfehlungen auf dem Tisch liegen, ist es an der Zeit, die Ärmel hochzukrempeln und sie umzusetzen.
Analysieren Sie jede Empfehlung sorgfältig und bewerten Sie ihre Auswirkungen auf die internen Kontrollen, Prozesse und Verfahren Ihrer Organisation.
Erstellen Sie einen Plan und dokumentieren Sie jeden Schritt, um die Risiken zu mindern und die Gesamtleistung bei künftigen Prüfungen zu verbessern.
Welche Vorteile bietet ein EBP-Audit für Ihr Unternehmen?
1. Garantierte Vorteile für Ihre Mitarbeiter
Fehler passieren. Niemand ist perfekt, und es ist nicht ungewöhnlich, dass eine Dezimalstelle falsch gesetzt oder ein Fehler in einem Leistungsplan ungeprüft gelassen wird
Das Problem ist...
...EBPs stehen für Ihre Mitarbeiter auf dem Spiel.
Ein einziger Fehler kann dazu führen, dass Gelder nicht korrekt ausgezahlt werden, dass bestimmte Leistungen nicht in Anspruch genommen werden oder dass Ihr Unternehmen schwerwiegende rechtliche Konsequenzen zu gewärtigen hat.
EBPAs tragen dazu bei, dass Ihre Mitarbeiter die versprochenen Leistungen erhalten.
2. Bestimmen Sie die Stärken und Schwächen Ihres Plans
Betrachten Sie die Prüfung Ihres Sozialplans wie eine SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken).
Ihr Prüfer versucht, die Stärken und Schwächen der Fähigkeit Ihres Plans zu ermitteln, seine Versprechen zu erfüllen, potenzielle Risiken zu kontrollieren und die besten Erfolgsaussichten für Sie und Ihre Mitarbeiter zu schaffen.
Sie überprüfen auch die internen Kontrollen der Finanzberichterstattung und operative Fehler.
3. die Verwaltung und den Betrieb des Plans verbessern
EBPAs können dazu beitragen, das Planmanagement und Ihre Fähigkeit zur Optimierung der Planabläufe zu verbessern. Es bestätigt, dass Sie Ihre gesetzlichen Pflichten als Planverwalter erfüllen (z. B. die Einreichung des Formulars 5500), und dient als Gütesiegel für das DOL.
Wie Sie den richtigen Prüfer für Ihr EBP-Audit finden
Das DOL nennt drei Hauptqualitäten, nach denen Sie bei einem Wirtschaftsprüfer suchen sollten:
- Lizenziert oder zertifiziert
- Unabhängig
- Vorbildung und Erfahrung in der Prüfung von EBPAs
1. Ihr Wirtschaftsprüfer sollte lizenziert sein
Das DOL verlangt, dass Ihr Wirtschaftsprüfer und/oder Ihre CPA-Firma von einer staatlichen Behörde als Wirtschaftsprüfer zugelassen oder zertifiziert ist.
Dadurch wird sichergestellt, dass jeder Prüfer die DOL- und ERISA-Vorschriften und -Standards befolgt, wenn er Ihre Prüfung durchführt.
Es ist auch üblich, dass die Arbeit der Prüfer von anderen zugelassenen Prüfern begutachtet wird.
2. der Prüfer sollte unabhängig sein
Auch wenn die meisten CPA-Firmen unabhängig sein müssen, gibt es viele Fälle, in denen dies nicht der Fall ist.
Die Aufsichtsbehörden haben laut Michael Rapoport in seinem Artikel "The Way Audits Work is About to Change" festgestellt, dass ein Drittel der Big-Four-Prüfungen auf diese Weise kompromittiert wurden.
Vergewissern Sie sich, dass Ihre CPA-Firma und/oder Ihr Wirtschaftsprüfer völlig unabhängig sind, um jegliche Voreingenommenheit oder Konflikte während des Prüfungsverfahrens zu vermeiden.
3 Ihr Wirtschaftsprüfer sollte über eine vorherige Ausbildung/Erfahrung in der Prüfung von EBPAs verfügen
Das DOL hat erkannt, dass einige der häufigsten Fehler bei der Prüfung von EBPAs darauf zurückzuführen sind, dass der Prüfer keine Erfahrung mit Prüfungen speziell von Sozialleistungen hat.
Bei der Auswahl eines Wirtschaftsprüfers ist es wichtig, den Umfang und die Qualität seiner Erfahrung mit der Prüfung von Sozialleistungsplänen zu berücksichtigen. Eine erfolgreiche Prüfung hängt davon ab, ob der Prüfer in der Lage ist, die für die Sozialleistungen geltenden Vorschriften genau zu prüfen.
Warnung! Wenn Ihr EBP-Audit nicht rechtzeitig abgeschlossen ist, könnte das bedeuten...
Nachdem Sie nun wissen, was ein Audit von Versorgungsplänen für Arbeitnehmer ist und warum es notwendig ist, ein solches durchzuführen, lassen Sie uns darüber sprechen, was passieren kann, wenn ein Unternehmen seine Prüfung nicht durchführt.
Als Planverwalter könnten Sie mit ernsthaften zivilrechtlichen Strafen rechnen, wie zum Beispiel:
- $2.194 pro Tag für das Nichtausfüllen eines Formulars 5500
- $10 pro Tag mit einem Höchstbetrag von $3.650 für die Nichtbeantwortung einer Frage im Formular 5500
- Strafen von $25 pro Tag mit einem Höchstbetrag von $15.000
- Tägliche Strafen von 1.100 $ vom DOL ohne Höchstgrenze
Und wenn die von Ihnen eingereichte Prüfung vom DOL als mangelhaft eingestuft wird - was 2011 bei fast 39 % der untersuchten Prüfungen der Fall war -, müssen Sie auch mit zivilrechtlichen Strafen rechnen.
Das kann bedeuten:
- 150 $ pro Tag und maximal 50.000 $ für mangelhafte Prüfungen
- $100 Tagessätze mit einem Höchstbetrag von $36.500, wenn die Prüfung mangelhafte Finanzinformationen enthält
Mit anderen Worten: Reichen Sie die Prüfung Ihrer betrieblichen Altersversorgung rechtzeitig ein. Und stellen Sie sicher, dass Ihr Prüfer erfahren ist und von Fachkollegen geprüft wird, um Mängel und mögliche Gebühren des DOL zu vermeiden.
Häufig gestellte Fragen (FAQs):
1. Wer ist für eine EBP-Prüfung zuständig?
Bei der Prüfung von Versorgungsplänen für Arbeitnehmer sind im Wesentlichen drei Parteien beteiligt, die jeweils eine wichtige Rolle spielen:
Planverwalter
Der Planverwalter ist für die Überwachung des Managements und der Verwaltung des Sozialplans zuständig.
Er ist dafür verantwortlich, alle Unterlagen auf dem neuesten Stand zu halten, zu entscheiden, wer Anspruch auf Leistungen hat, mit den Mitarbeitern über den Plan zu sprechen und sicherzustellen, dass alle Unterlagen ausgefüllt und eingereicht werden.
Der Planverwalter arbeitet eng mit dem Wirtschaftsprüfer zusammen, um die erforderlichen Informationen bereitzustellen und einen reibungslosen Prüfungsablauf zu gewährleisten.
Plan-Sponsor
Das Unternehmen oder die Organisation, das/die den Sozialplan einrichtet und verwaltet, wird in der Regel als "Plansponsor"
bezeichnet.Sie sind für die Wahrung der Interessen der Teilnehmer des Plans verantwortlich.
Auch wenn sie nicht direkt an der Prüfung beteiligt sind, beaufsichtigen sie den Planverwalter und gehen die Prüfungsergebnisse durch.
Wirtschaftsprüfer
Ein qualifizierter, unabhängiger Wirtschaftsprüfer wird mit der Prüfung der betrieblichen Altersversorgung beauftragt.
Sie sind dafür verantwortlich, die Finanzunterlagen zu prüfen, Transaktionen zu testen, die internen Kontrollen zu bewerten und festzustellen, ob der Plan alle Vorschriften und Anforderungen erfüllt.
Nach all dem verfassen sie einen Bericht, in dem sie sich dazu äußern, ob die Jahresabschlüsse des Plans angemessen dargestellt sind.
2. Was geschieht bei einer EBP-Prüfung?
Die Prüfung von Versorgungsplänen für Arbeitnehmer beinhaltet eine umfassende Prüfung der Jahresabschlüsse, der betrieblichen Abläufe und der Einhaltung der Vorschriften des Plans.
Grundsätzlich nehmen die Prüfer das Vermögen, die Beiträge, die Ausschüttungen und die Verwaltungsprozesse des Plans genau unter die Lupe, um sicherzustellen, dass sie den aufsichtsrechtlichen Normen und den Planunterlagen entsprechen.
Sie durchforsten auch die Daten der Teilnehmer und die Anlageergebnisse, um festzustellen, ob alles mit den Vorschriften des Internal Revenue Service (IRS) und des Department of Labor (DOL) übereinstimmt.
Ziel ist es, die Finanzberichterstattung und den Betrieb des Plans gründlich zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alles korrekt und rechtmäßig ist.
3. wer muss einen haben?
Generell sind Sozialversicherungspläne mit mehr als 100 anspruchsberechtigten Teilnehmern nach dem Employee Retirement Income Security Act (ERISA) verpflichtet, sich einer jährlichen Prüfung zu unterziehen.
Jedoch gibt es je nach Größe und Art Ihres Plans bestimmte Befreiungen und Ausnahmen. Es ist immer besser, sich von einem Experten beraten zu lassen, um festzustellen, ob Sie sich einer Prüfung unterziehen müssen oder nicht.
Abschluss
Wir hoffen, dass Sie nun ein besseres Verständnis für die Prüfung von Sozialleistungsplänen haben und wissen, warum sie für die Effizienz und den Erfolg eines Unternehmens so wichtig sind.
Aber noch eine Sache, bevor Sie gehen:
Wenn Sie ein kleineres Unternehmen sind, das Schwierigkeiten hat, den Versicherungsschutz für seine Mitarbeiter zu erweitern, könnten Sie die Vergünstigungen und Rabatte der 500 Besten von Abenity in Betracht ziehen.
Es gibt kleineren Unternehmen alle Möglichkeiten, im Wettbewerb zu bestehen und ihren Mitarbeitern die Vorteile zu bieten, die sie verdienen. Deshalb sind die Vergünstigungspakete nicht nur an Ihr Budget anpassbar, sondern ermöglichen es Ihnen auch, Ihre Lohn- und Gehaltsliste um 4.500 $ pro Mitarbeiter zu erweitern!