あなたは、ビジネスのための従業員福利厚生プランをまとめたところです。
今、あなたは考えています...
...次に何をすればいいのか？
...次は何をすればいいのでしょうか？
EBPをチェックする必要がありますか？もし必要なら、どうやって良いチェッカーを見つけるのでしょうか？
そして最も重要なことは、 従業員の福利厚生 計画をチェックする必要が本当にあるのでしょうか
まず、そうです。
まず第一に、そうです。ほとんどの企業は本当にこれを行う必要があります。
唯一の問題は、2011年のDOLの調査によると、チェックの39％が間違って行われているということです。
しかし、あなたはチェッカーではなく、プランを運営する人に過ぎない！
しかし、あなたはチェッカーではありません。
ご心配なく-それについては（そしてもっと多くのことを）、ほんの少しで説明します。
その前に、そもそも従業員福利厚生プランをチェックする必要があるかどうかを考えてみましょう。
まずこれを読んでください...従業員福利厚生プランの監査は必要ですか？
その前に...
...
...注意しなければならないのは、 従業員給付プラン（EBP）を持つすべての企業に公式監査が必要なわけではないということです。
DOL規則によると、対象となる従業員が100人以上いるEBPのほとんどは、年次フォーム5500を提出する際に、監査済みの財務計画書を提出しなければなりません。
ただし、いくつかの例外があります。
EBPの場合
- 「小規模」のカテゴリーに属する（対象となる従業員が100人未満） 。
- 最近実施された（7ヶ月以内） 最近解雇された
- 最近解雇された
また、 80-120ルールと呼ばれる例外もあります。
80-120ルールとは、プラン年度の初日にフォーム5500を提出する80-120人の適格従業員を持つプランは、前年と同じ「規模カテゴリー」で提出できるというものです。(つまり、昨年そうであったとしても、「小規模」企業として扱うことができます。
つまり、昨年「小規模」カテゴリーに属していたプランが、その後「大規模」カテゴリーに移った場合でも、小規模カテゴリーで申告することで、従業員給付プラン監査を一時的に回避することができます。
ただ、監査プロセスを進める前にプランを見直すことを忘れないでください。
従業員給付プラン監査とは
従業員給付プラン監査とは？
Employee Benefit Plan Audit（EBPA：従業員給付制度監査）は、企業内の適格な従業員に指定された 給付/資金 を提供するために、制度の財務諸表が正確であることを保証します。
FDICによると、一般的なEBPAの種類は以下の4つです。
- 確定給付型年金-退職後に一定額を従業員に支払う制度。
- 従業員福利厚生制度-これらの制度は、従業員に医療、健康、入院給付を提供する。
年次EBPAの期限は通常、プラン年度末の7ヶ月後 （多くの場合7月31日）ですが、IRSフォーム5588を提出することにより、企業はEBPAの期限をさらに2ヶ月半延長することができます。
EBPAの準備を確実にするために、DOLによる簡単なチェックリストを確認しましょう。
以下のものが必要です。
- 監査人の エンゲージメントレター （監査人の責任、作業のスケジュール、手数料などが明記された文書）を見直す 。
- 監査人に必要な記録を提出する（財務、会計など） 。
- 第三者記録保管サービスを利用する場合は、監査人が記録を利用できるようにするために必要なものがあることを確認する。
EBP監査を実施する際には、従業員給付制度のいくつかの主要分野を評価することが重要です。
給付支出の検証
監査では、給付支出の検証を行います。
監査では、監査人は正しい給付額が適格な参加者や受給者に支払われたことを検証します。参加者のデータを確認し、給付金がどのように計算されたかを調べ、支払いが適切に行われたかを検証します。
拠出コンプライアンス・アセスメント
監査人は、適切な拠出額が制度に送金されたかどうかをチェックします。これには、拠出記録が一致していることの確認、正しい拠出率が適用されていることの確認、領収書のテストなどが含まれます。
投資ポートフォリオの評価
完全な監査を行う場合、監査人は投資ポートフォリオを調べ、すべての取引を調べます。監査人は、あなたの投資がどれだけの価値があるかをチェックし、そこから得られる収入が正しいかどうかを確認し、あなたの資産がどれだけ適切に管理されているかを確認します。
支出の監視
監査人は、プランからの支払いがすべて妥当な管理費であることを確認します。このステップでは、すべての請求書、契約書、共有費用の配分をチェックします。
参加者データの検証
監査プロセスの一環として、プラン参加者のデータを再確認することは極めて重要です。これは、参加者が適格であり、プランに加入していることを確認し、国勢調査のデータが正確であることを確認するのに役立ちます。
このステップはまた、適切な適用範囲を確保し、正確な記録管理を維持することにもつながります。
このステップはまた、適切な保障を確保し、正確な記録管理を維持するためでもあります。
そのため監査人は、加入者データの信憑性と正確性を確認するため、慎重に調査します。
ローン管理審査
このとき監査人は、融資が確立されたガイドラインや方針に従って行われているかどうかを確認するため、融資の実行手順を見直します。また、融資条件に従って支払いが行われたかどうか、滞納や遅延がないかどうかもチェックします。
また、融資条件に従って支払いが行われたかどうか、滞納や遅延がないかどうかもチェックします。これは実際にデフォルトリスクを軽減し、プラン資産を保護するのに役立ちます。
資産配分の確認
プール投資のあるプランの場合、監査人は、各参加者のプール分がプランの条件に従って正確に計算され、配分されていることを確認します。
このプロセスは、すべての参加者の間で資産が公平に分配されていることを確認するのに役立ちます。
責任査定
監査人は、責任査定を行います。
監査人は、給付債務の見積もりが正確かつ最新のものであることを確認するために、その見積もりをレビューします。
また、会社がこれらの債務をカバーするのに十分な資金を確保していることを確認するために、積立水準もレビューします。最後に、将来予想される費用を含め、制度がすべての負債を適切に計上しているかをチェックします。
スムーズなEBP監査のコツ
EBP監査を円滑に進めるためには、監査人と緊密かつ効果的に協力することが重要です。以下はそのヒントです。
適切な監査人を選ぶ
EBPの監査を行う場合、監査人はどのように選べばよいのでしょうか。
従業員給付制度の監査人を選ぶ際には、時間をかけて徹底的に調査しましょう。監査人の経験、資格、業界での評判を考慮していますか？
適切な監査人がいるかどうかで、監査プロセスがいかにスムーズで効果的なものになるかが大きく変わってきます。
まずは、さまざまな監査法人を調べ、その実績を評価し、特定の監査要件を満たすために必要な専門知識を持っていることを確認することから始めましょう。そうすることで、監査を成功させるための強固な土台を築くことができます。
関連書類を集める
監査人が確認する必要のある書類をすべて集めておきましょう。これには、制度文書、制度の概要、投資方針説明書、分配書、拠出報告書、財務諸表、理事会決議、その他の関連資料が含まれます。
監査人が簡単に見つけて参照できるように、書類はきちんと整理しておきましょう。
監査計画の策定
選んだ監査人と密接に協力し、特定の給付制度に合わせた包括的な監査計画を立てましょう。
監査目的、範囲、スケジュール、責任を明確に定義し、両者間の調整を図ります。監査アプローチ、方法論、潜在的な重点分野や懸念事項について話し合いましょう。
前もって詳細な監査計画を立てることで、監査プロセスを合理化し、日常業務を中断させず、監査中にすべての重要な分野をカバーできるようにします。
監査役と迅速に連絡を取る
監査役と連絡を取る。
監査人の主な連絡先やアシスタントとなるスタッフを指名する。彼らがプランの運営や主要文書に精通していることを確認する。彼らは、要求されたファイルを取り出したり、レポートを実行したり、監査人の質問に答えたりできるようにしておく必要があります。
そのうえで、監査人には、データへのアクセス、人員の確保、スケジュールについて、何を期待すべきかを伝えておきましょう。コミュニケーションラインを広く開いておきましょう。
監査人は、プロセスを通じて多くの質問や文書要求をする可能性があります。監査人への返答が早ければ早いほど、プロセス全体がスムーズになります。
監査人への返答が早ければ早いほど、プロセス全体がスムーズになります。
監査結果について話し合う
監査が終わったら、監査人とのミーティングを設定し、監査結果や気づいたこと、心配なことについて話し合いましょう。
この話し合いは、間違いを指摘するだけではありません。協調と問題解決のためです。
監査役と一緒に働きましょう。
監査員と協力して問題の根本原因を特定し、効果的な解決策をブレインストーミングする。
推奨事項の実施
監査の推奨事項がまとまったら、次はそれを実行に移す番です。
各勧告を注意深く分析し、組織の内部統制、プロセス、および手順への影響を評価します。
今後の監査でリスクを軽減し、全体的なパフォーマンスを向上させるために、計画を作成し、各ステップを文書化します。
EBP監査にはどのようなメリットがありますか
?1.従業員への福利厚生の保証
ミスは起こるものです。
ミスは起こるものです。完璧な人間などいませんし、福利厚生プランで小数点を間違えたり、エラーがチェックされずに放置されたりすることは珍しくありません。
問題は...。
問題は...
...
...EBPは従業員にとって大きな賭けです。
一つ間違えば、資金を正確に届けられなかったり、指定された給付を受けられなかったり、会社にとって深刻な法的結果を招いたりする可能性があります。
EBPAは、従業員が約束した給付金を確実に受け取れるようにします。
2.自社のプランの強みと弱みを見極める
EBSPAは、従業員が約束した給付を確実に受けられるようにします。
従業員福利厚生制度の監査をSWOT分析（強み、弱み、機会、脅威）のように考えてみましょう。
監査人は、あなたの制度が約束を守り、潜在的なリスクをコントロールし、あなたと従業員にとって成功の可能性が最も高いようにするための能力の強みと弱みを見極めようとしているのです。
また、財務報告に関する内部統制や業務上のミスもチェックします。
3.プランの管理と運用の改善
EBPAは、プラン管理とプラン運営を最適化する能力の向上に役立ちます。また、年金管理者としての法的責任(フォーム5500の提出など)を果たしていることを確認し、DOLへの承認の印として機能します。
EBSPAは、年金管理者としての法的責任(フォーム5500の提出など)を果たしていることを確認し、DOLへの承認の印として機能します。
EBP監査に適した監査人を見つける方法
DOLは、監査人に求められる3つの主な資質を挙げています。
- 免許または認定を受けていること。
- 独立していること。
- EBPAの監査に関する事前の研修と経験 。
1.監査人は有資格者であるべきです。
DOLは、監査人または公認会計士事務所が、州当局から公認会計士としての免許または認定を受けていることを義務付けています。
これにより、各監査人がDOLとERISAの規則と基準に従って監査を行うことが保証されます。
また、監査人の仕事は、他のライセンスを持つ監査人によってピアレビューされるのが一般的です。
2.監査人は独立した存在であるべきです。
ほとんどの公認会計士事務所には独立性が求められますが、そうでない場合も多くあります。
マイケル・ラポポートの記事「The Way Audits Work is About to Change」によると、規制当局は ビッグフォー監査の3分の1がこのような形で危険にさらされていたことを発見しました。
監査プロセスにおける偏見や対立を避けるために、公認会計士事務所および/または監査人が完全に独立していることを再確認してください。
3.監査人は、EBPAの監査に関する事前のトレーニング/経験を持っている必要があります
。DOLは、EBPAの最も一般的な間違いのいくつかは、監査人が従業員福利厚生に特化した監査の経験がないことが原因であると認識しています。
監査人を選ぶ際には、従業員給付制度の監査経験の量と質を考慮することが重要です。監査が成功するかどうかは、監査人が従業員給付特有の規制を正確にチェックできるかどうかにかかっています。
警告！EBP監査が期限内に完了しない場合、それは...
従業員給付制度の監査とは何か、なぜ監査を完了させる必要があるのかがわかったところで、 企業が監査を実施しなかった場合、何が起こる可能性があるのかについてお話ししましょう。プラン管理者としては、以下のような深刻な民事罰を受ける可能性があります。
- フォーム5500を記入しなかった場合、1日あたり2,194ドル 。
- フォーム5500の質問に答えなかった場合、1日あたり10ドル、最高3650ドル 。
- IRSからの1日$25の罰金、最高$15,000 。
- DOLから1日1,100ドルの罰金、最高額はなし
これは次のことを意味するかもしれません。
- 欠陥のある監査に対しては、1日あたり150ドル、最高5万ドル。
- 欠陥のある財務情報が監査に含まれていた場合、最高36,500ドル、日当100ドル。
つまり、従業員福利厚生プランの監査は期限内に提出しましょう。また、監査人が経験豊富で、専門家のレビューを受けていることを確認し、不備やDOLからの請求の可能性を避けましょう。
よくある質問(FAQ):
1.EBP監査は誰が行うのですか？
従業員福利厚生制度の監査には、主に次の3つの関係者が関与し、それぞれが重要な役割を果たします。
プラン管理者
制度管理者は、従業員給付制度の管理・運営を監督する役割を担っています。すべての記録を最新の状態に保ち、給付対象者を決定し、プランについて従業員と話し合い、すべての書類が記入され、提出されていることを確認する責任があります。
プラン管理者は監査人と緊密に連携し、必要な情報を提供し、円滑な監査プロセスを確保する。
プランスポンサー
従業員福利厚生プランを設定・管理する企業や組織は、通常「プラン・スポンサー」と呼ばれます。
彼らは制度参加者の最善の利益を見守る責任があります。
監査には直接関与しませんが、制度管理者を監督し、監査結果に目を通します。
監査人
従業員給付制度の監査を行うために、資格のある独立した監査人が雇われます。
監査人は、財務記録の見直し、取引のテスト、内部統制の評価、制度がすべての規制や要件に準拠しているかどうかの判断を行います。
その後、プランの財務諸表が公正に表示されているかどうかについての意見を報告書にまとめます。
2.EBP監査では何が行われるのですか？
従業員給付制度監査では、制度の財務諸表、運営、コンプライアンスを包括的にレビューします。
基本的に、監査人はプランの資産、拠出、分配、管理プロセスを綿密に調査し、それらが規制基準やプラン文書に準拠していることを確認します。
また、加入者のデータや投資実績も精査し、内国歳入庁（IRS）や労働省（DOL）の規制に合致しているかどうかを確認します。
最終的なゴールは、プランの財務報告と運用を一通りチェックし、すべてが正確で合法的であることを確認することです。
3.誰が加入しなければならないのか？
一般的に、適格な参加者が100人を超える従業員給付制度は、従業員退職所得保障法（ERISA）により、毎年監査を受けることが義務付けられています。
ただし、プランの規模や種類によって、一定の免除や例外があります。監査を受ける必要があるかどうかは、常に専門家のアドバイスを受けたほうがよいでしょう。
おわりに
従業員福利厚生プランの監査プロセスについて、また、企業全体の効率と成功に欠かせない監査について、理解を深めていただけたと思います。
でも、お帰りになる前にもうひとつ。
もしあなたが、従業員のために保険を増やすことに苦労している中小企業であれば、アベニティの フォーチュン500の特典と割引を検討してみてはいかがでしょうか。 そのため、 特典パッケージ は予算に応じてカスタマイズできるだけでなく、従業員1人あたり4,500ドルも給与を引き延ばすことができるのです！